Y a-t-il quelque chose de plus déroutant que d'entrer dans un nouveau bureau le premier jour de travail et de ne pas avoir la moindre idée de ce que vous êtes censé faire, et encore moins où trouver la salle de bain? Avec un peu de planification (et une longue mémoire de ce que c'était que d'être un novice vous-même), vous pouvez concevoir un manuel d'orientation des employés qui permettra aux débutants de se sentir comme à la maison.
Identifiez l'objectif et la portée du manuel. S'agit-il de guider le nouveau venu dans le processus étape par étape d'exécution de tâches spécifiques? S'agit-il de lui présenter l'historique et les politiques de l'entreprise, les règles de comportement approprié, ainsi que des formulaires et procédures standard en matière d'assiduité, de vacances et de congé de maladie? Ou est-ce une combinaison des deux?
Décrivez la liste des sujets à traiter dans le manuel et déterminez si vous souhaitez rédiger vous-même l'intégralité du manuel ou en déléguer des sections à un personnel compétent. Cette décision dépendra de la complexité du travail et de la fréquence à laquelle le manuel devra être mis à jour pour suivre le rythme de la croissance de l'entreprise et l'introduction de nouvelles technologies.
Recueillir et photocopier les documents existants pour les inclure dans le manuel. Ceux-ci comprendront des éléments tels que les spécifications du poste du nouvel employé, les formulaires normalisés, l'énoncé de mission de l'entreprise et / ou le dernier rapport annuel, un organigramme, un plan de bureau, une liste des employés, leur titre et leur numéro de téléphone. numéros, politiques sur le harcèlement sexuel, et peut-être une copie du dernier bulletin d’entreprise.
Déterminez quels sujets doivent être écrits à partir de zéro. Par exemple, les employés non seulement nouveaux dans l'entreprise, mais également nouveaux dans la ville pourraient apprécier une liste de restaurants, magasins et bureaux de poste à proximité. S'il y a des traditions non écrites qu'il serait intéressant que les nouveaux arrivants sachent, ce serait un bon endroit pour les mentionner. Par exemple, un potluck de division est organisé une fois par mois pour célébrer les anniversaires, ou un cours de yoga sur site se réunit tous les vendredis à l'heure du déjeuner.
Sollicitez les conseils de certains de vos employés les plus récents. Demandez-leur quel type de matériel il aurait été utile d'avoir le premier jour et comment ils s'y sont pris pour trouver les informations dont ils avaient besoin.
Inclure une lettre de bienvenue du superviseur de l'employé ou même du président de l'entreprise. Cette lettre devrait encourager le destinataire à proposer des idées pour le manuel s’il voit des moyens d’améliorer et / ou d’élargir son contenu.
Énoncez les règles de ce qui constitue un comportement de bureau approprié. Vous voudrez peut-être inclure des interdictions, par exemple sur l'utilisation de téléphones de bureau pour des appels personnels, la navigation sur Internet, l'envoi d'e-mails externes ou la conduite d'un véhicule de société pour faire des courses. Si le bureau ou le bureau de l'employé est à la vue des clients et des visiteurs de l'entreprise, vous devrez également définir des règles en ce qui concerne les œuvres d'art, les plantes, les objets de bureau, les photographies, les radios, etc.
Définissez le code vestimentaire de la société.
Organisez tous les documents dans un classeur à 3 anneaux que vous pourrez remettre à l’employé le premier jour de travail.
Recrutez des paires d'yeux supplémentaires pour relire le contenu à fond.
Inclure une feuille d'approbation pour que l'employée reconnaisse qu'elle a reçu le manuel d'orientation et qu'elle sera responsable de l'examen de tous les documents qu'il contient.
Conseils
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Puisqu'un manuel d'orientation des employés peut être considéré comme un travail en cours, vous pouvez envisager de produire une version en ligne accessible à tous les employés et, le cas échéant, d'actualiser leur mémoire sur les règles de l'entreprise. Si possible, demandez à chaque employé de votre organisation de préparer des manuels individuels qui traitent de toutes leurs responsabilités. Ceci est non seulement conseillé d'avoir en main un outil de formation permettant de gagner du temps si / quand ils donnent un préavis, mais également de permettre au personnel temporaire de le remplacer facilement si l'employé part en vacances prolongées ou est en congé de maladie.
Attention
N'omettez jamais les étapes cruciales d'une explication sur la manière d'effectuer une tâche. Même quelque chose d'aussi simple que de leur dire où se trouve le bouton "marche / arrêt" sur une machine ou dans quel tiroir certains documents sont conservés sera très apprécié des nouveaux arrivants.
