Lorsque votre entreprise ou votre organisation a des informations importantes à communiquer et que vos canaux habituels sont insuffisants, planifiez un projet de communication tactique personnalisé en fonction du contenu et des circonstances. Les annonces bénéficiant de régimes personnalisés sont généralement des événements ponctuels importants non récurrents, tels que des changements de direction, des plans d’embauche et des licenciements, des modifications des avantages du personnel et la relocalisation des installations de la société. Ils impliquent souvent des publics externes et internes. L'élaboration d'un plan de projet de communication tactique vous aide à prendre en compte les questions clés: qui a besoin d'entendre quoi, de qui, par quel moyen, quand et dans quel but? Un plan identifie également les tâches, les responsabilités et les délais --- lissant le travail de gestion de projet.
Clarifiez et confirmez avant de planifier. Identifiez le "propriétaire" du projet - généralement la personne qui l'assigne - qui conseillera et approuvera votre plan. Avec le propriétaire du projet: --Confirmez l'essentiel du contenu de l'annonce, du calendrier souhaité et des exigences de confidentialité. Confirmez s'il existe des sensibilités ou des circonstances inhabituelles, telles que les exigences légales ou de déclaration des membres. - Affirmez que le projet s'inscrit comme tactique dans les stratégies globales de relations publiques et de communication. --Vous pouvez vous procurer des informations et des informations plus détaillées, par exemple le responsable des ressources humaines de votre société ou le président du comité de recherche de cadres. --Identifiez les exigences d'approbation et de rapport pour votre projet. Décidez si vous allez gérer le projet de manière informelle ou structurer une équipe de projet. --Identifiez les conditions d'approbation des produits de travail découlant du plan, par exemple, une vérification par des représentants légaux, des ressources humaines et financières ou par des responsables spécifiques. - Établissez des paramètres pour les ressources nécessaires telles que les prévisions budgétaires et le recours à des agences externes.
Cristalliser le but et les objectifs. Le but est ce que vous voulez faire arriver, généralement en commençant par "À …". Les objectifs commencent généralement par les verbes d'action - ils correspondent à ce que vous voulez faire quand, en tant que processus ou résultat souhaité. Dans cette optique, l'objectif de faire votre annonce à une certaine date est un objectif. L'objectif peut être "de répondre aux besoins et aux préférences des parties prenantes en ce qui concerne les informations actualisées et factuelles concernant (le sujet), de manière à affirmer l'image et les valeurs de la société". Reliez cet objectif à la stratégie globale de relations publiques et de communication.
Profil des intervenants et des publics. La planification stratégique a très probablement identifié les objectifs de communication dans les grandes lignes. Pour votre projet tactique, concentrez-vous. Les parties prenantes sont des groupes ou des individus qui seront affectés par les informations spécifiques que vous avez l'intention de transmettre et constituent donc un public clé. Ajoutez à la liste les autres audiences dans lesquelles vous souhaitez créer, modifier ou affirmer des perceptions. Utilisez un tableau ou une feuille de calcul avec les en-têtes de colonne suivants pour résumer votre analyse de: - Segment d'audience. Donnez à chacun un nom et, au besoin, une note de bas de page comprenant les composants. Sous-segmentez un groupe si les besoins en communication diffèrent au sein du groupe. Exemple: tous les employés, employés de la division concernée, superviseurs. Demandez: "Qui aura besoin ou aimera savoir à ce sujet - et pourquoi?" Par exemple, considérez les principaux clients, les actionnaires, le grand public, les collègues de votre secteur, les instances politiques et les fournisseurs importants. Choisissez si les médias d’information seront des segments ciblés ou seront utilisés comme canaux pour atteindre des segments tels que le grand public et le monde des affaires. - Besoin / Message. Bien que la sensibilisation et la compréhension soient des objectifs pour tous les publics, certains peuvent avoir des besoins particuliers. Les employés voudront peut-être savoir de quelle manière une fermeture de bureau, par exemple, sera affectée, ou les membres de l’association, le processus permettant de remplacer un dirigeant qui démissionne. Les membres du conseil, les cadres supérieurs, les superviseurs et les directeurs de comptes font partie de ceux qui ont besoin non seulement des nouvelles, mais également de votre plan pour les communiquer, en particulier s'ils doivent jouer un rôle. Identifiez les messages clés pour chaque segment. --Key Communicator. De qui chaque segment s'attend-il ou aimerait-il entendre vos nouvelles? Identifiez le porte-parole comme étant le "visage" de la communication adressée à chaque groupe - qui sera cité dans un communiqué de presse, par exemple, ou dirigez une conférence avec les employés. Bien que le milieu des affaires puisse s’attendre à ce que le chef de la direction l’entende, les employés peuvent préférer être informés par leurs supérieurs hiérarchiques et leurs principaux clients par leurs directeurs des comptes.
Planifier la séquence en cascade et les canaux. Si vous avez déjà été étonné d'apprendre d'un journal les grands changements que votre entreprise planifie, vous comprenez le principe "pas de surprises" et l'importance des informations en cascade pour éviter les surprises. Sur une table de travail temporaire ou une feuille de calcul, répertoriez les segments cibles dans l'ordre dans lequel ils seront informés, en commençant à la date et à l'heure auxquelles votre information doit être connue de manière plus large (souvent l'heure d'un communiqué de presse général). Bien que certaines distributions puissent être simultanées, déterminez si certains segments nécessitent un préavis des communications. Par exemple, les superviseurs peuvent avoir besoin de temps pour se préparer aux questions des employés et les membres du conseil d’administration peuvent recevoir un avis concernant des articles de journaux imminents. Dans la colonne à côté de chaque segment, identifiez le ou les canaux par le biais desquels la communication sera établie. Les canaux sont des méthodes de distribution d'informations impliquant généralement des événements et un contenu écrit. Exemples: - Pour l’équipe de direction, les membres du conseil d’administration, les chefs de département et les superviseurs clés - préavis par courrier électronique. --Pour les employés --- préavis par courrier électronique, réunions de département, vidéoconférence, contenu du site Web. --Pour les mandants clés --- préavis par fax et par courrier électronique, présentation en direct. --Pour le grand public --- distribution du communiqué de presse général, conférence de presse, contenu du site Web.
Identifiez les collatéraux nécessaires. Les garanties sont le matériel utilisé dans l'exécution de votre plan de projet de communication - documents et audiovisuels tels que photos et enregistrements. Les classer comme suit: - Collatéraux de base, à utiliser avec plusieurs segments. Exemples: communiqué de presse, fiche de renseignements, Q & R, photographies, contenu du site Web. --Les collatéraux par segment, les communications destinées à des publics spécifiques qui répondent à leurs besoins et préférences et qui sont la "voix" de leur porte-parole préféré. Il s’agit souvent de notes émanant du communicateur principal du segment, qui joignent des copies des documents collatéraux de la fondation ci-dessus, en particulier des communiqués de presse. "Je tenais à vous informer que notre société a annoncé plus tard cet après-midi la nouvelle que …" Ces collatéraux peuvent également inclure des points de discussion, des résumés de contenu ou des AV pour les principaux communicateurs tels que les membres de l'équipe de direction et les superviseurs. - Collatéraux consultatifs, notes de votre part aux autres personnes censées prendre part au projet, les informant du plan de communication et du rôle escompté de celui-ci. Joignez des copies pertinentes des collatéraux de fondation et de segment. Sur un tableau ou une feuille de calcul, identifiez pour chaque garantie les éléments suivants: Nom, Communicateur principal, Attribué à, Date d'échéance provisoire, Approbation (s) requise (s), Date d'échéance finale.
Confirmez le soutien nécessaire. Identifiez le support nécessaire au déploiement de votre projet et confirmez sa disponibilité. Si aucun support permanent n'existe, utilisez un tableau ou une feuille de calcul pour expliquer comment obtenir le support suivant, en identifiant l'élément de support, la source et le coût: - Rédaction de collatéraux - Compilation de listes de distribution avec les informations de contact pour vos segments cibles - Capacité et responsabilité pour les transmissions en masse telles que les courriels de groupe - Arrangements pour les réunions de groupe, les conférences de presse et autres événements associés.
Détail du déploiement du projet. Utilisez un tableau ou une feuille de calcul pour répertorier et établir de manière séquentielle le calendrier de chaque activité que vous planifiez pour le déploiement de vos communications. Identifiez qui fera quoi et quand, ainsi que les garanties que chacun utilisera. Prenez en compte les en-têtes de colonne suivants: Nombre, Date et heure, Activité, Collatéraux à utiliser, Personne (s) responsable (s) et Statut ou Notes. Prévoyez d'inclure les détails du déploiement du projet dans les documents consultatifs que vous fournissez aux autres utilisateurs, tels que les membres de l'équipe de direction, les superviseurs et le personnel de soutien.
Planifier le suivi du projet. Utilisez un tableau ou une feuille de calcul pour détailler les points de suivi, tels que: - Questions sur les annonces postales de parties prenantes telles que les employés et les médias - Évaluation de projet, incluant très probablement le succès de l'exécution du projet et les évaluations subjectives de la réponse du public
Faire un budget. Identifiez les coûts anticipés conformément aux politiques financières de votre organisation. Il vous suffira peut-être d’identifier ceux qui ne figurent pas déjà dans le budget existant pour le support général des communications.
Obtenez votre plan de projet approuvé. Donnez votre travail au propriétaire du projet pour approbation avant de commencer l'exécution et demandez des suggestions d'amélioration. Préface votre document de proposition avec un bref résumé. Suivez ce plan et incorporez vos tableaux / feuilles de calcul à la place d'un récit détaillé: - Résumé exécutif - But et objectifs du projet - Acteurs et auditoires (tableau ou feuille de calcul) - Détail du déploiement des communications (tableau ou feuille de calcul) - Collaborateurs (tableau ou feuille de calcul) - Plans de suivi - Soutien nécessaire - Budget
Conseils
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Si la confidentialité le permet, consultez les intervenants et les membres de l'auditoire ou ceux qui travaillent avec eux pour mieux comprendre leurs besoins et intérêts en matière d'information. En plus de vos canaux de communication habituels, planifiez des événements spéciaux pour que les informations non routinières signifient sa "particularité".
Attention
Certaines annonces peuvent être soumises aux lois et règlements sur le travail et les valeurs mobilières. Vérifiez auprès des chefs des ressources juridiques et humaines.
