La rédaction d'un plan ou d'un processus de gestion de projet détaillé implique de documenter les étapes et les tâches nécessaires à la création d'un produit ou d'un service. Votre plan d'action doit décrire le projet complet avec toutes les phases, du début à la fin, puis au suivi, à l'exécution, au contrôle et à la clôture, recommande le Project Management Institute. Inclure un aperçu et des détails sur la portée, le calendrier, les coûts et la qualité. Vous devez également répertorier les membres de l’équipe de projet, la stratégie de communication, les risques, les processus d’achat et les techniques de gestion du changement.
Utiliser un modèle
Bien que vous puissiez créer votre propre format, il est souvent plus facile de commencer avec un dessin existant. Téléchargez un modèle à partir d'un site Web tel que Microsoft Office, PM Docs ou PM Links. L'utilisation d'un modèle garantit que vous couvrez tous les sujets requis et que vous maintenez la cohérence avec chaque projet. De plus, un modèle vous rappelle d'identifier les personnes qui approuveront votre plan, alloueront des fonds et fourniront des ressources.
La déclaration générale est utilisée pour décrire la situation. Par exemple, répertoriez les conditions commerciales qui ont déclenché la nécessité du projet. Cela peut inclure les commentaires des clients, les plans des concurrents ou les exigences des investisseurs. Créez des sections pour la portée, le calendrier et le budget. Ces sections fournissent des détails sur le produit ou le service que vous prévoyez de créer, les jalons du projet, le nombre de personnes dont vous avez besoin pour travailler sur le projet et les contraintes budgétaires. Créez une section qui décrit votre processus de gestion de la qualité et inclut une stratégie d’assurance qualité et des initiatives de contrôle de la qualité. En documentant le processus que vous prévoyez de suivre, vous indiquez à tous les membres de l'équipe ce qu'ils doivent faire pour atteindre les buts et objectifs du projet.
Détails
Dressez la liste des membres de l’équipe de projet, leurs rôles et responsabilités, ainsi que les engagements de temps dans les sections annexes. En outre, décrivez la stratégie de communication qui sera suivie, telle que l’établissement de rapports de situation hebdomadaires et la tenue de réunions mensuelles. Par exemple, vous pouvez inclure un tableau indiquant ce sur quoi chaque membre de l’équipe doit travailler. Incluez la tâche dans la première colonne et documentez le statut dans la deuxième colonne, par exemple non démarré, en cours, terminé ou retardé. Ajoutez de l'espace pour un commentaire supplémentaire dans une troisième colonne.
Processus
Enfin, décrivez les plans visant à gérer les risques potentiels, tels que les retards des fournisseurs ou les exigences supplémentaires des parties prenantes. Définissez les processus d’achat et répertoriez les techniques de gestion du changement, en indiquant notamment qui doit approuver les ajustements apportés au plan.
Approbation
Une fois votre plan terminé, passez en revue les détails avec l’équipe de projet. Intégrez leurs commentaires avant de les distribuer à vos parties prenantes pour approbation. Une fois le plan approuvé, commencez à suivre les étapes. Tenez les membres de l’équipe informés des progrès accomplis, en suivant la procédure décrite dans votre stratégie de communication. Au fur et à mesure que le travail se poursuit, évaluez vos efforts afin d'intégrer les techniques apprises à votre prochain projet.
