Pour que votre bureau fonctionne efficacement, vous devez pouvoir planifier vos rendez-vous correctement. Si vous laissez trop de temps entre les rendez-vous, vous perdrez un temps précieux et réduirez votre productivité. En revanche, des rendez-vous surchargés peuvent entraîner des temps d’attente longs, ce qui irrite les clients et les incite éventuellement à se lever et à sortir. Vous devez prendre en compte quelques éléments pour créer un programme qui profitera à tous.
Décidez si vous souhaitez utiliser un carnet de rendez-vous ou un logiciel. Les deux sont tout aussi efficaces, bien que l'ordinateur puisse extraire des informations beaucoup plus rapidement que de les rechercher dans un livre. Les carnets de rendez-vous et les logiciels sont largement disponibles dans les magasins et en ligne. Une autre option consiste à utiliser un calendrier Web gratuit pour votre planification; cela offre l'avantage de pouvoir y accéder depuis n'importe quel ordinateur.
Bloquez tous les jours où votre bureau sera fermé. Cela peut inclure les week-ends, les vacances, les dates de vacances et tout autre événement pouvant entraîner la fermeture du bureau. En bloquant ces dates à l’avance, vous éviterez de prendre des rendez-vous par inadvertance, lorsque personne ne sera là.
Bloquez les heures de la journée où vous ne prenez pas de rendez-vous. Par exemple, vous ne pouvez pas commencer à prendre rendez-vous avant 9h. Ensuite, vous pouvez prendre une heure pour le déjeuner de midi à 13h. Votre journée au bureau peut se terminer à 17 heures, vous ne voudrez donc pas prendre de rendez-vous après 16h30.
Décidez du temps dont vous avez besoin pour chaque rendez-vous. Un cabinet de médecin peut définir son heure par blocs de quinze minutes, tandis qu'un salon de coiffure peut opter pour trente minutes. Si un rendez-vous prend plus longtemps, deux périodes peuvent être réservées à une personne. Par exemple, une permanente peut durer une heure. Un coiffeur pourrait réserver deux tranches d’une demi-heure à ce client.
Prenez les rendez-vous en fonction des besoins du client. Si le client doit être à la maison avant 15 heures pour que ses enfants descendent de l'autobus scolaire, vous voudrez la programmer pour 13 heures. rendez-vous. Faites toujours de votre mieux pour satisfaire le client.
Conseils
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Remettez toujours au client une carte de rendez-vous pour lui rappeler son futur rendez-vous. Appelez tous les rendez-vous la veille afin de pouvoir confirmer qu'ils arrivent encore.
Attention
Si vous facturez des défections, vous devez en informer les clients lors de la prise de rendez-vous.
