Les opérations d'entrepôt jouent un rôle majeur dans la détermination de la productivité et de la rentabilité de votre entreprise. Même les entrepôts de vente au détail et en gros des petites entreprises ont besoin de politiques bien définies et de procédures opérationnelles standard pour garantir l'efficacité et l'organisation des opérations. Incluez vos politiques et procédures dans un manuel d'entrepôt complet que chaque nouvel employé reçoit lors de l'orientation d'un nouvel employé.
Aperçu des politiques et des procédures
Les politiques d'entrepôt sont les règles et les règlements autour desquels votre entrepôt fonctionne. Bien que les procédures puissent différer d'une entreprise à l'autre, la plupart des politiques se concentrent sur des domaines communs. Ceux-ci comprennent la santé et la sécurité, la sécurité, la maintenance et le nettoyage, le contrôle de la qualité, la tenue de registres et la production de rapports, ainsi que l’élimination des marchandises obsolètes et endommagées. En revanche, les procédures sont des instructions pas à pas et conformes aux meilleures pratiques pour la réalisation des activités quotidiennes de l’entrepôt. Chaque ensemble d'instructions comprend également des contrôles internes conçus pour protéger votre entreprise.
Règlement de sécurité OSHA
Les politiques et procédures relatives à la santé et à la sécurité, à l'entretien et au nettoyage sont des instructions rigides et inflexibles, conformes aux réglementations de la sécurité au travail et de la santé. Les politiques décrivent également les règles d'entreposage OSHA qui s'appliquent à des équipements tels que les chariots élévateurs à fourche et systèmes de convoyage, le stockage des matériaux et des stocks, les substances dangereuses, l'ergonomie ainsi que les techniques de levage et de manutention. Si vous avez besoin d'aide, l'OSHA Warehousing Worker Safety Series contient une liste de contrôle détaillée que vous pouvez utiliser lors de la rédaction de stratégies et de procédures et lors de la configuration de la formation pour les nouveaux employés.
Gestion et contrôle des stocks
Les politiques de gestion des stocks contrôlent le mouvement et le stockage des marchandises dans l'entrepôt. En plus de la définition d'un système d'inventaire - tel que le premier entré, premier sorti ou dernier entré, premier sorti - les règles traitent des contrôles destinés à prévenir la fraude, le vol et la mauvaise utilisation des ressources de l'entreprise. Les contrôles concernent généralement la sécurité des entrepôts, définissent un système de numérotation pour les emplacements et les articles de stock, et imposent des comptages d'inventaire physique périodiques. Les procédures comprennent des instructions pour compter, inspecter et marquer les stocks entrants, ranger les articles sur les étagères, conserver les enregistrements et prendre les commandes sortantes.
Equipement et maintenance
La section relative à l'équipement d'une politique d'entrepôt identifie les opérations requises pour l'entrepôt et l'équipement de sécurité. Les déclarations de politique traitent également du stockage et de la maintenance du matériel. Les attentes en matière de formation des nouveaux employés pour l’utilisation du matériel et la maintenance de routine sont également incluses. De nombreuses politiques traitent - et interdisent - le retrait d'équipement de l'entrepôt, tel que de petits outils, pour un usage personnel. Les procédures portent principalement sur les instructions relatives à l’utilisation du matériel, aux inspections et aux opérations de maintenance courantes, ainsi qu’à la constitution des dossiers de maintenance.
