La note de transmission d'un rapport est très semblable à une lettre d'accompagnement de curriculum vitae. Considérez-le comme votre argument personnel au lecteur. Ecrivez ce que vous avez dit au destinataire si vous lui remettiez le rapport en personne, mais rassemblez d’abord vos pensées.
Avant d’écrire, il est important de préciser ce que vous souhaitez dire. Identifiez votre public et évaluez ses besoins et désirs spécifiques. Tenez compte de ces points lorsque vous rédigez un mémo d’envoi et le reste de votre rapport ou de votre proposition.
Adressez le mémo de transmission en utilisant un formatage de mémo simple. Si votre organisation dispose d'un modèle de mémo, utilisez-le. Sinon, utilisez cette configuration comme point de départ:
MÉMORANDUM
Destinataire: Nom et titre du destinataire De: Votre nom et titre Date: Date à laquelle vous avez remis votre rapport Objet: Nom du rapport
Rédigez une déclaration préliminaire. «Voici le rapport que vous avez demandé concernant…» par exemple. Cela n’a pas besoin d’être long. Quelques phrases simples feront le travail. Utilisez le format de bloc professionnel pour ce paragraphe et le reste de votre mémo. Placez un retour ferme, ou un espace, entre chaque paragraphe, mais n'utilisez pas de tabulation ni de retrait avant de commencer une nouvelle section.
Ecrire un paragraphe d'introduction. Décrivez la portée du rapport, exactement ce qu'il couvrira et comment vous avez rassemblé vos informations.
Écrivez le corps du mémo. Expliquez à quel point le rapport sera utile au lecteur. Présentez vos principales conclusions et mettez en évidence des découvertes intéressantes ou des chapitres présentant un intérêt particulier pour votre public. Toute information qui rendra le rapport plus utile ou accessible à votre lecteur peut être incluse dans cette section. Vous voudrez peut-être même faire des suggestions pour des recherches plus poussées.
Composer un paragraphe de clôture. Rédigez une courte note de remerciement à votre lecteur et reconnaissez toute aide majeure que vous avez reçue de collègues. De même, proposez de clarifier certains points ou faites un travail supplémentaire si nécessaire.
Vérifiez le document pour les erreurs d'orthographe et de grammaire.
Demandez à un collègue de confiance de relire votre travail. Ses yeux frais se concentreront sur des paroles et des fautes de frappe déroutantes.
Apportez les modifications nécessaires et intégrez les suggestions de votre relecteur.
Insérez votre note de transmission dûment complétée dans le reste de votre rapport. Placez-le juste avant la table des matières et après la page de titre du rapport.
Conseils
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Rédigez le mémo de transmission et d’autres parties préliminaires de votre rapport en dernier, car ils renvoient au reste du document.
Attention
Les mémos de transmission ne sont utilisés que pour les documents internes. Si votre rapport est destiné à un public externe, comme un client potentiel, écrivez plutôt une lettre de transmission. Les informations seront les mêmes, mais utilisez une lettre professionnelle pour adresser votre document.
