Les prealerts d'expédition sont des avis donnés aux acheteurs de marchandises pour leur faire savoir qu'une expédition est en cours. Ces prealerts sont principalement utilisés pour le transport maritime à l’étranger, bien que de nombreuses autres sociétés qui n’exercent que des activités nationales puissent également les utiliser. Un pré-envoi d’expédition est souvent envoyé par fax ou par courrier électronique au client recevant les marchandises plusieurs jours avant la date d’arrivée prévue. Cette notification laisse au client le temps de se préparer à l'arrivée.
Comprendre le but d'un envoi préalable à l'envoi. De nombreuses entreprises envoient un pré-mail par courtoisie au client. Il tient le client informé des détails de livraison des envois prévus. Si vous êtes une entreprise qui expédie des marchandises, donnez à vos clients un tel avis de courtoisie.
Déterminez votre méthode d'envoi de l'avis. La méthode la plus couramment utilisée pour envoyer des avis de pré-expédition d’envoi est par courrier électronique.
Titre de l'avis. Inclure le titre «Envoi Préalert» en haut de l’avis. Si vous envoyez l'avis par courrier électronique, écrivez-le également dans la ligne d'objet. Incluez une brève déclaration indiquant au client que cela sert à avertir que les marchandises commandées sont en route.
Indiquez les détails de la commande. Un pré-envoi d’expédition doit contenir plusieurs informations essentielles. Indiquez clairement le nom de votre société pour informer immédiatement le client de la personne qui envoie cet avis. Indiquez le type de méthode d'expédition utilisé, le numéro de suivi et la date d'arrivée prévue.
Inclure toutes les informations de dédouanement. Lorsque les marchandises sont expédiées à l'étranger, plusieurs documents importants sont nécessaires à la complétion. Ces formulaires sont généralement complétés par l'expéditeur et le transporteur des marchandises. Les documents de douane garantissent que les marchandises pourront être dédouanées. Un pré-envoi d’expédition inclut cette information pour montrer au client que les formulaires appropriés ont été remplis. Si ces formulaires ne sont pas remplis correctement, un problème d'expédition peut survenir.
Joignez d'autres documents importants. Lors de l'envoi préalable d'une expédition, de nombreuses entreprises joignent souvent certains documents, notamment un connaissement, une facture commerciale, une liste de colisage ou une fiche signalétique, appelés fiche de données de sécurité.
Incluez vos informations de contact. C’est l’un des détails les plus importants qu’un emballage contient. Il s’agit principalement d’un numéro de téléphone que le client peut appeler si des questions, des préoccupations ou des problèmes se posent.
