Pour économiser sur l'envoi de courrier destiné à la publicité, une organisation peut choisir d'envoyer le courrier en tant que «courrier en nombre». Le courrier en volume est techniquement appelé «courrier standard» par le service postal américain. USPS offre des réductions sur le courrier en nombre car l'expéditeur effectue une partie du travail qui devrait être effectué par USPS. Les directives doivent cependant être suivies à la lettre ou elles seront considérées comme non-machinables et seront retournées.
Processus d'envoi en masse
Les expéditeurs qui envisagent de classer leur courrier en tant que courrier standard sont encouragés à assister à une formation ou à examiner attentivement les directives de l'USPS. Les envois retournés qui ne sont pas conformes aux exigences se verront appliquer un supplément pour chaque envoi pouvant coûter plus cher que le courrier de première classe. Le permis délivré par la poste peut également être annulé.
Les expéditeurs doivent également se rendre au préalable au centre de traitement du courrier en nombre local local pour déterminer les services et les coûts avant de préparer le courrier. Il est également important de déterminer les instructions spécifiques et d’obtenir au préalable les formes appropriées du centre. Obtenez l'autorisation au moins une semaine à l'avance, remplissez les formulaires appropriés et assurez-vous que le compte dispose des fonds nécessaires.
Le courrier standard ou le courrier en nombre devrait peser au maximum 50 lb ou être composé d'au moins 200 pièces. Il devrait s'agir d'un contenu généralement identique et envoyé à des fins publicitaires. Ceux-ci incluent des lettres d’information, des lettres types et des dépliants. Tous les autres courriers, y compris les factures, les relevés, la correspondance personnelle et les chèques de paie, doivent être envoyés en courrier de première classe.
Les réglementations établies par l'USPS lors de la configuration et de l'adressage doivent être suivies. Ils doivent tous avoir un indice et une adresse de retour du département de la ville. Les plis, les languettes de fermeture et les sceaux de plaquette doivent également être configurés conformément à la réglementation. Les agrafes ne sont pas autorisées car cela rendra le courrier non-machinable. L'impression non-adresse doit être placée au-dessus de la ligne de livraison de l'étiquette d'adresse.
Déterminez les fournitures et les formulaires nécessaires et récupérez-les dans le centre de courrier en nombre. Des conteneurs, des bandes et des autocollants seront probablement nécessaires pour trier le courrier.
Une fois qu'il a été déterminé que le courrier en vrac répond aux critères de traitement, il doit être trié en fonction du code postal. Le courrier doit être regroupé en fonction des trois premiers chiffres du code postal. Quand il y a 10 pièces ou plus du même groupe, regroupez-les avec toutes les adresses tournées dans la même direction. Prenez note de l'épaisseur maximale requise par le centre de courrier en nombre local.
L'expéditeur doit être certain de la disponibilité des fonds et connaître le numéro du permis avant de se rendre au centre de traitement du courrier en nombre afin de ne pas perdre de temps. Vous devez également remplir des formulaires avant de traiter les envois. Seuls les originaux sont acceptés et non les photocopies.
