Un système de numérotation des politiques et des procédures aide les utilisateurs à naviguer dans un manuel papier ou en ligne. Un système normalisé permet à la fois une organisation logique et permet à l’utilisateur de trouver des informations sans devoir numériser chaque page et chaque titre. L'organisation ministérielle et un système de numérotation numérique ou alphanumérique sont des moyens simples mais efficaces de s'assurer qu'une politique ou une procédure ne peut avoir qu'un seul emplacement possible dans le manuel.
Disposition de la politique et numérotation des pages
Organisez les stratégies par ordre alphabétique, en les décrivant comme un chapitre distinct, et numérotez chaque chapitre à l'aide d'un numéro composé, tel que 1.0 et 2.0. Par exemple, si la politique du service des ressources humaines occupe le chapitre cinq, utilisez «5.0 - Ressources humaines» comme en-tête de chapitre. Numérotez les pages de chaque chapitre dans un ordre séquentiel, et non dans un ordre séquentiel du début à la fin du manuel.
Numérotation des procédures
Créez des numéros pour les procédures en ajoutant des numéros de chapitre. Par exemple, si «5.0 - Ressources humaines» inclut six procédures, numérotez-les de 5.1 à 5.6 et indiquez le nom de chaque procédure. Utilisez l’indentation, les lettres minuscules et les chiffres romains minuscules pour identifier les étapes et les sous-étapes de chaque procédure. Par exemple, si les procédures de licenciement occupent la position 5.2, utilisez les lettres «a, b et c» pour identifier les étapes à suivre pour licencier un employé. Si l'une de ces étapes comprend des sous-étapes, identifiez-les à l'aide de chiffres romains minuscules, tels que «i, ii, iii».
Considérations relatives au système de numérotation
Bien qu'un bon système de numérotation permette les révisions, il n’est pas totalement infaillible en ce qui concerne les ajouts. Si possible, assemblez le manuel et créez le système de numérotation uniquement après avoir créé toutes les stratégies et procédures nécessaires. Sinon, vous devrez soit ajouter de nouvelles stratégies à la fin du manuel, soit tout renuméroter pour conserver l’ordre alphabétique.
