Les politiques et procédures de règlement des griefs donnent aux employés les moyens d'agir en veillant à ce que leur voix soit entendue. Un processus formel améliore le moral des employés, libère les supérieurs immédiats des conflits en cours et aide à faire en sorte que les désaccords ou autres problèmes soient résolus rapidement et de manière méthodique.
Une fonction
De nombreuses organisations utilisent les politiques de traitement des réclamations pour fournir un canal de communication fiable et documenté entre les employés et la direction. Les procédures écrites aident à assurer une réponse rapide, ordonnée et juste au grief ou à la plainte d'un employé. Les employés qui se sentent lésés par un licenciement, une rétrogradation, une suspension sans traitement, une discrimination illégale, un harcèlement sexuel ou tout autre événement litigieux peuvent porter l'affaire devant un échelon supérieur de la direction en déposant un grief.
Les types
Les griefs peuvent être divisés en trois étapes: l'étape informelle, l'étape formelle et le processus d'appel. Dans la mesure du possible, les griefs doivent être résolus de manière informelle entre l'employé et son supérieur immédiat. Si le grief n'est pas réglé avec le supérieur immédiat, l'employé doit le faire auprès du niveau hiérarchique supérieur. Si l'employé reste insatisfait de la réponse, il dépose ensuite un grief formel qui énonce, par écrit, sa plainte et son fondement. Si le grief formel est refusé, l'employé peut généralement faire appel, ce qui rend la décision prise à ce moment-là définitive en ce qui concerne l'entreprise.
Responsabilités
Les employeurs devraient veiller à ce que tous les membres de leur organisation comprennent les politiques en matière de réclamation et le processus d’appel. Ils sont également chargés d’examiner périodiquement les politiques afin de s’assurer de la conformité avec les modifications apportées à la législation, aux codes ou aux pratiques en matière d’emploi. Les gestionnaires et les superviseurs sont responsables de l'application des procédures écrites de manière juste et cohérente, tandis que les employés, de leur côté, doivent connaître les politiques et les suivre en cas de besoin.
Plage de temps
Les employés qui choisissent de déposer un grief doivent suivre les procédures écrites et le font généralement dans les délais prescrits par la politique de l'employeur en matière de griefs. Par exemple, la politique peut spécifier que les griefs doivent être déposés dans les 15 jours suivant l'événement déclencheur. Certaines catégories de griefs, telles que la discrimination ou le harcèlement, peuvent se voir accorder une période plus longue (telle que 30 jours civils).
Avantages
Les politiques et procédures relatives aux réclamations sont avantageuses pour les employeurs et leurs employés. Les employés se sentent responsabilisés en sachant qu’il existe un processus permettant à leur voix de se faire entendre. Les superviseurs ou les gestionnaires en retirent des avantages en passant les différends non résolus à un niveau supérieur de la direction, où ils peuvent être traités correctement. L’entreprise en bénéficie parce que le moral des travailleurs est augmenté par sa participation au processus. En outre, les délais incorporés encouragent la résolution rapide des problèmes tout en empêchant l’apparition de griefs longtemps après le fait.
