Connaître votre public est essentiel pour écrire une lettre afin de présenter votre entreprise ou votre organisation. Votre intention est un autre fait essentiel dans la rédaction d'une communication d'entreprise efficace qui communique à votre lecteur le but et la structure de votre organisation. Le but d'une lettre d'introduction va de l'annonce de l'arrivée de votre entreprise sur la carte de la communauté à un organisme de bienfaisance demandant un soutien financier et en nature de donateurs et de volontaires.
Recrutez le plus haut dirigeant de votre entreprise ainsi qu'une personne familiarisée avec les concepts marketing ou un membre du personnel responsable du marketing de l'organisation afin de créer une lettre de présentation. Le dirigeant ou le fondateur de votre entreprise peut donner un aperçu de l’objet de la société, expliquer pourquoi elle a été fondée et votre gourou du marketing peut nous éclairer sur la manière de faire appel à la clientèle de la société.
Votez sur le meilleur format pour votre lettre d'introduction. Si votre organisation dispose d'un réseau de médias sociaux solide ainsi que d'une clientèle préférant la communication traditionnelle, rédigez deux versions de votre lettre d'introduction. Créez un message viral et un autre plus approprié pour la diffusion sur papier.
Construisez votre premier paragraphe en pensant au public. Appel aux philanthropes avec une ouverture du genre "Chaque année, la Fondation ABC aide des milliers de femmes déplacées à reconstruire leur vie." Toutefois, les futurs propriétaires d’entreprise apprécieront l’esprit entrepreneurial d’une introduction qui explique les modestes débuts de l’organisation: "XYZ Corporation a débuté dans le garage de Steve Wilson comme un loisir deux décennies avant que l’Américain moyen puisse se payer un ordinateur à la maison". Utilisez le reste de votre premier paragraphe pour décrire l’origine ou la fondation de votre organisation.
Rédigez le deuxième paragraphe de votre lettre d'introduction pour expliquer ce que fait votre entreprise ou organisation. Si vous formez des travailleurs sous-employés ou sans emploi, décrivez le type de formation que vous proposez. De même, si vous vendez des produits sur les marchés mondiaux, décrivez les nombreux pays sur lesquels votre entreprise influe en distribuant ses produits à des clients du monde entier.
Créez une image de la structure de votre organisation dans votre troisième paragraphe. Évitez de vous référer simplement à un organigramme - votre lettre d’introduction ne devrait pas avoir de pièce jointe. Décrivez l'équipe de direction et expliquez comment chaque membre de l'équipe participe au développement de la stratégie de l'entreprise. Parlez à vos lecteurs des fonctions de votre entreprise et de leurs interactions. Reconnaissez votre capital humain; expliquez comment les qualifications et l'expertise de vos employés et comment ils contribuent au succès de l'organisation. "Les employés de XYZ Corporation cumulent 75 années d’expertise en réseautique et en développement de logiciels" est un exemple de reconnaissance de l’expertise professionnelle de vos employés.
Enveloppez votre lettre dans un quatrième paragraphe en réaffirmant le but de votre introduction. Si vous débutez dans le monde des affaires, invitez les clients, voire d’autres entreprises, à visiter votre magasin ou à consulter votre site Web. Pour une lettre d'introduction qui demande un don, rappelez l'objectif de votre organisation, ses succès passés et demandez des dons. Invitez vos lecteurs à en savoir plus sur votre entreprise et votre organisation.
Préparez une ligne de signature pour le plus haut dirigeant de votre entreprise. Dans la mesure du possible, préparez des copies de la lettre pour les signatures individuelles et originales. Elles ajouteront une touche chaleureuse et personnelle à la communication professionnelle.
