La tâche difficile - créer un plan de faisabilité - est derrière vous. Vous devez maintenant rédiger une lettre de motivation, car les meilleures pratiques commerciales stipulent qu’il est plus que peu professionnel de simplement ranger le plan dans une enveloppe et de l’envoyer. Considérez la lettre d'accompagnement comme la touche finale - l'archet du paquet cadeau, si vous voulez - montre au destinataire que vous vous souciez des apparences et que vous apportez des modifications de dernière minute au plan de faisabilité.
Sélectionnez une police professionnelle pour votre lettre. Pour créer une symétrie, sélectionnez celle que vous avez utilisée pour votre plan de faisabilité. Sinon, Times New Roman, Arial ou Tahoma en 11 points sont de bons choix. Définissez des marges de 1 pouce en haut, en bas et sur les côtés et disposez la lettre en bloc, sans indentation.
Tapez l'en-tête adresse-retour, qui comprend votre adresse (pas votre nom) suivie de la date. Double espace.
Tapez l'adresse interne ou le nom et l'adresse auxquels vous envoyez le plan de faisabilité. Double espace.
Tapez la salutation. Double espace.
Écrivez le premier paragraphe, résumant l'objet de la lettre et faisant allusion à tous les détails pertinents concernant le plan de faisabilité: «Ci-joint, veuillez trouver un plan de faisabilité qui décrit (précisez l'étendue du plan et son objectif) que je suis heureux de vous fournir. nom de (nom de votre entreprise). ”Double-espace.
Indiquez que le destinataire doit lire attentivement le plan et apporter les modifications nécessaires, et peu de temps avant le début des services professionnels contractés. Assurez-vous de fixer un délai raisonnable, en laissant au destinataire suffisamment de temps pour un examen approfondi, mais pas trop pour que le plan puisse tomber du radar de l'entreprise: «Je vous demande respectueusement de revoir le plan ci-joint pour vous assurer qu'il points pertinents. Si ce n'est pas le cas et que vous souhaitez apporter des modifications, contactez-moi au plus tôt (votre numéro de téléphone) pour en discuter. Si non, veuillez signer le plan à l'endroit indiqué à la dernière page. Je vous appellerai dans un délai d'une semaine afin de me donner le temps de récupérer le plan dans votre bureau. »Double espace.
Rédigez un paragraphe de clôture qui pointe vers toute relation d’affaires prévue par l’étude de faisabilité. «Je vous remercie d'avance de votre gentillesse pour l'attention que vous avez portée à cette question. Maintenant que le plan de faisabilité est terminé, je suis impatient de travailler avec vous de manière productive et mutuellement bénéfique pendant de nombreuses années. »Double espace.
Tapez une clôture formelle, telle que: «Cordialement» ou «sincèrement». Espace quatre fois.
Tapez votre nom. Espace une fois. Tapez «Pièce jointe» (qui fait référence au plan de faisabilité). Signez votre nom dans l’espace entre la clôture et votre nom dactylographié.
Conseils
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Lisez votre lettre à haute voix. Ensuite, demandez à un collègue de confiance - de préférence impliqué dans le plan de faisabilité - de le lire également. Relisez et éditez la lettre avant de l'envoyer.
Enregistrez une copie de la lettre pour vos fichiers.
