Écrire une lettre de recommandation à un employé, à un collègue ou à une autre connaissance peut sembler une corvée, mais elle appréciera sûrement l'effort que vous avez déployé pour lui chanter des louanges. Les meilleures lettres sont à la fois effusives et sincères, ce qui nécessite une touche spéciale.
Demandez au demandeur de la lettre une copie de toutes les informations dont vous aurez besoin pour rédiger la meilleure lettre de recommandation possible. Cela devrait inclure non seulement le curriculum vitae de la requérante et la liste des projets sur lesquels elle a travaillé ou d’autres qualifications, mais également une liste de points qu’elle souhaiterait souligner dans la lettre.
Déterminez s'il existe des formulaires spéciaux que vous devriez utiliser ou des procédures à suivre. Les lettres souvent complétées doivent être scellées dans une enveloppe avec votre signature sur le rabat.
Commencez la lettre par une déclaration indiquant votre nom et votre fonction, le nom et la fonction du demandeur, depuis combien de temps vous la connaissez et à quel titre. Cette déclaration devrait établir votre capacité à l’évaluer avec précision.
Décrivez deux ou trois des qualités ou compétences les plus remarquables du demandeur, en donnant des exemples spécifiques de la manière dont il a démontré ces qualités par le passé. Les domaines à considérer incluent l'intelligence et les capacités analytiques du demandeur, son niveau d'expérience, ses compétences organisationnelles, sa fiabilité et sa capacité à travailler avec d'autres.
Comparez le demandeur à d'autres personnes que vous avez connues à un poste similaire. Si possible, quantifiez la comparaison, par exemple, "Des neuf assistantes que j'ai eues, Mary est la meilleure."
Envisagez d’inclure quelques critiques modestes à l’égard du demandeur. Si elle a récemment accompli des progrès en surmontant une lacune, le mentionner ici peut améliorer votre crédibilité.
Concluez la lettre avec votre évaluation globale du demandeur et son aptitude au poste qu’elle recherche. Le langage doit être fort, mais pas exagéré ni sincère.
Ajoutez vos informations de contact et une offre pour répondre aux questions suivantes si vous êtes prêt à le faire.
Enregistrez une copie de la lettre. Cela vous fera économiser beaucoup de temps et d'efforts si elle avait besoin d'une autre lettre à l'avenir.
Envoyez la lettre par la poste ou envoyez-la au demandeur à temps.
Conseils
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Une à deux pages est généralement la longueur idéale pour une lettre de recommandation. Moins et le lecteur soupçonnera que vous n'avez pas beaucoup à dire sur le demandeur; plus et vous épuiserez ceux qui ont besoin de le lire. L'éloge vague est le baiser de la mort. Les platitudes sur le demandeur qui manquent de preuves pour les sauvegarder sont un signe de manque de sincérité ou de désintérêt. Si vous manquez de temps pour rédiger une recommandation appropriée et que vous faites confiance au demandeur pour en rédiger une bonne, vous pouvez lui demander de l'écrire pour vous. Assurez-vous toutefois de l'examiner avec soin avant de signer votre nom. Les meilleures recommandations prennent en compte la position recherchée par le demandeur. Si elle souhaite être admise à l'université, par exemple, vous pouvez vous concentrer sur son intelligence ou sa motivation personnelle, mais si elle recherche un poste de gestionnaire, vous voudrez peut-être mettre l'accent sur ses compétences en leadership.
Attention
Si vous écrivez une lettre de recommandation pour un employé, adressez-vous au service des ressources humaines de votre entreprise pour vous assurer que vous vous conformez à sa politique. Certaines entreprises interdisent aux superviseurs de rédiger des lettres de recommandation afin d'éviter d'éventuels problèmes juridiques. Si vous ne pouvez pas honnêtement écrire une lettre enthousiaste à l'intention du demandeur, il est préférable de suggérer avec tact de trouver quelqu'un d'autre plutôt que de compromettre votre intégrité ou d'écrire une lettre tiède, ce qui ne risque probablement pas de tromper personne.
