Si vous êtes un conférencier, un consultant ou un éducateur, les séminaires peuvent être votre affaire. Si vous êtes un autre propriétaire d'entreprise, les séminaires peuvent constituer l'une des meilleures méthodes pour promouvoir votre entreprise. Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous organisez un séminaire, suivez les mêmes étapes de base pour créer un événement qui se déroule sans encombre et qui impressionne vos participants.
Choisissez votre sujet. Si vous êtes un consultant ou un orateur, il est probable que l'on vous ait demandé de parler à un groupe d'un sujet particulier. Si vous êtes un propriétaire d’entreprise et que vous organisez un séminaire pour promouvoir votre entreprise, vous devez sélectionner un sujet qui plaira à votre clientèle cible. Par exemple, un avocat peut organiser un séminaire gratuit pour le public sur la planification successorale.
Sélectionnez votre lieu. Essayez d’estimer le nombre de participants que vous aurez et choisissez un lieu qui offrira suffisamment d’espace pour que chacun puisse s’asseoir confortablement. Vous devrez également prendre en compte le prix lors de la sélection du lieu. Certains lieux peuvent avoir des frais de location de salle de plusieurs centaines voire des milliers de dollars, tandis que d'autres sont beaucoup plus raisonnables. Les hôtels ont souvent des salles de banquet où les entreprises tiennent souvent des conventions, ce qui en fait un bon point de départ pour votre recherche d’un lieu.
Créez et envoyez des invitations. En fonction de la taille et de la formalité de votre événement, vos invitations peuvent aller d’un simple document créé dans Microsoft Word à un motif élégant créé par un concepteur professionnel. Postez vos invitations plusieurs semaines à l'avance pour donner aux participants le temps de planifier leur participation. Ne postez pas les invitations si longtemps à l’avance qu’ils pourraient oublier avant la date du séminaire, cependant. Vous pouvez également envoyer vos invitations par courrier électronique, mais gardez à l'esprit qu'elles peuvent se retrouver dans les dossiers de spam de plusieurs destinataires.
Décidez si vous offrirez un déjeuner ou des rafraîchissements légers. Si votre séminaire dure plusieurs heures, c'est agréable d'avoir des rafraîchissements légers à disposition. Si votre séminaire commence tôt le matin ou s’étale sur l’heure du déjeuner, il est recommandé de le préparer. Certains sites exigent que vous utilisiez les services de leur traiteur lors de la tenue d'un événement dans l'établissement. Assurez-vous de connaître les règles de votre contrat avant de commander des rafraîchissements.
Créez votre matériel de présentation. Faites des copies des documents ou faites-les imprimer sur un imprimeur professionnel. Vous voudrez probablement créer une présentation PowerPoint afin de disposer d'une référence visuelle lorsque vous ou votre intervenant présentez des documents. Vous pouvez facilement créer un document pour vos participants en sélectionnant "documents" dans les options d'impression. Assurez-vous d’en sélectionner trois par page et vos participants pourront prendre des notes directement sur leurs documents.
Quelques jours avant l'événement, définissez votre nombre de participants en fonction de vos réponses. Si vous le souhaitez, vous pouvez appeler les autres personnes que vous avez invitées pour leur rappeler votre événement et leur donner une dernière chance de s'inscrire. Si possible, laissez un message aux personnes que vous n'atteignez pas et demandez-leur de vous appeler dès que possible si elles prévoient y assister.
Créez une feuille de connexion et des étiquettes d'identification. Il est agréable pour les participants au séminaire de pouvoir rencontrer d’autres personnes et de voir immédiatement leur nom et leur origine. Cela élimine certains des sentiments désagréables qu'éprouvent les gens lorsqu'ils se présentent à de nouvelles personnes. Une feuille d’inscription vous sera utile si vous envisagez d’offrir tout type de crédits de formation continue à vos participants ou si vous souhaitez simplement rester en contact avec vos participants après le séminaire. Vous pouvez demander leurs noms, adresses, numéros de téléphone et adresses électroniques. Il est sage d'offrir une boîte, ils peuvent vérifier s'ils ne souhaitent pas recevoir d'autres communications de votre part.
Créez des paquets pour chaque paramètre de table. Vous voudrez peut-être inclure des brochures et autre matériel promotionnel sur votre entreprise. Vous voudrez également fournir aux participants quelque chose sur lequel écrire et un stylo avec lequel ils pourront écrire. Si vous n'avez pas ces éléments avec le logo de votre entreprise, le lieu où vous organisez votre événement peut avoir des stylos et des blocs-notes qu'ils seraient heureux de vous fournir.
Confirmez les détails avec votre personne de contact sur votre site quelques jours avant votre événement. Vous devez également confirmer un décompte final avec votre traiteur si vous rencontrez des aliments. Assurez-vous d'informer votre traiteur si vous en aurez besoin pour fournir des produits en papier, tels que des assiettes, des serviettes ou des tasses. Prenez toutes les dispositions de paiement nécessaires. Certains lieux et traiteurs exigent un paiement initial, tandis que d'autres sont heureux de collecter de l'argent le jour de votre événement.
Configurez votre lieu la veille ou le matin de votre événement. Vous voudrez vous assurer que le personnel de votre site a la salle aménagée de la manière que vous avez demandée. Vous voudrez également placer vos paquets et autres matériels à chaque endroit avant que vos invités n'arrivent. Faites le tour de la pièce et assurez-vous que tout le monde aura une vue dégagée de vous ou de votre interlocuteur à l'avant de la pièce.
Prévoyez vous-même ou un représentant de votre société pour être présent lorsque les premiers invités commenceront à arriver le jour de votre événement. Vous voudrez saluer les gens et les diriger vers la feuille d’inscription, l’emplacement des toilettes et les rafraîchissements.
Conseils
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Essayez de rester aussi organisé que possible lors de la planification de votre séminaire. De petits détails peuvent avoir tendance à vous submerger, et plus vous vous organisez pour organiser l'événement, plus il se déroulera sans encombre le grand jour.
Attention
Vous aurez toujours des participants qui ont réservé une place lors de votre séminaire et qui ne se présentent pas le jour de l'événement. Des situations d'urgence ou d'autres problèmes empêchent certaines personnes de venir. Ne laissez pas cela vous déranger. Il y a de fortes chances pour qu'une ou deux personnes se présentent à la dernière minute et demandent si elles peuvent encore y assister.
