Tenir un séminaire sur un sujet particulier peut enseigner aux gens quelque chose de nouveau, rééduquer les gens sur quelque chose qu'ils connaissent déjà et présenter les avancées de votre secteur. Mais organiser un séminaire peut être coûteux. Vous devrez prendre un certain nombre de décisions pour que vous sachiez combien d'argent vous devez budgétiser pour votre séminaire et un certain nombre de facteurs qui affecteront le coût global.
Articles dont vous aurez besoin
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Budget du séminaire
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Estimation du nombre de participants
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Liste des vendeurs
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Plan budgétaire précédent du séminaire
Commencez à établir un budget pour votre séminaire en déterminant combien d’argent vous devez y consacrer. Si votre organisation a alloué un certain montant pour l'événement, vous devez savoir de quoi il s'agit. Si vous envisagez de facturer le séminaire dans l’espoir d’atteindre le seuil de rentabilité, vous devrez déterminer le montant à facturer en fonction du nombre de participants attendus et du coût total projeté de la manifestation.
Déterminez le coût global de l’événement en dressant une liste des éléments nécessaires à la tenue du séminaire. Inclure des éléments tels que le coût de la location d’une installation si vous n’avez pas d’espace disponible, le coût de la location de matériel audiovisuel pour les présentateurs, le coût des présentateurs s’ils sont payés, le coût de tous les documents imprimés et stylos et le coût de la location de tables et de chaises si vous envisagez de le faire.
Demandez un plan budgétaire à un séminaire précédent organisé par votre organisation pour avoir une idée du montant payé pour chacun de ces éléments. Vous voudrez également obtenir une liste des fournisseurs recommandés que votre organisation a utilisés par le passé. Si votre organisation ne peut recommander aucun fournisseur, contactez votre chambre de commerce locale ou d'autres organisations avec lesquelles vous avez de bonnes relations et demandez-leur si elles peuvent recommander des fournisseurs. Appelez les fournisseurs que vous prévoyez d’utiliser et demandez des estimations en fonction du nombre de participants que vous prévoyez d’assister à votre séminaire.
Suivez les estimations des fournisseurs en créant un formulaire sur votre ordinateur. Faites une section pour chaque article dont vous avez besoin. Par exemple, créez une section intitulée "audiovisuel" et tapez la société et le prix approximatif. Si vous recevez des devis de deux entreprises, incluez-les et leurs prix. Faites cela pour chaque élément de votre liste et additionnez les montants. Si vous avez des prix différents de fournisseurs similaires, commencez par ajouter le montant du fournisseur que vous préférez et passez au fournisseur moins cher si votre total finit par être trop coûteux.
Comparez le coût total projeté de votre séminaire au montant budgétisé par votre entreprise pour déterminer s'il est acceptable. Si le coût est trop élevé, envisagez de demander aux participants d’assister au séminaire. Divisez le coût du séminaire, ou le coût du séminaire au-delà du budget, par le nombre de participants attendus afin de déterminer le montant des frais facturés.
