Un budget est un outil qui aide à identifier les revenus et les dépenses attendus sur une période donnée. La direction utilise les budgets pour contrôler les dépenses et gérer la croissance d'une entreprise. Les budgets fonctionnels traitent des dépenses et des revenus pour une fonction particulière - telle qu'un département ou un processus - au sein d'une entreprise. Les exemples de budgets fonctionnels incluent des budgets pour des fonctions telles que la production, les ventes, le développement commercial et l’achat de matériel.
Application
Les fonctions métiers sont souvent identifiées en les séparant en services (vente, administration, comptabilité, achats). Cependant, certaines fonctions peuvent chevaucher des départements et générer des budgets fonctionnels pouvant inclure plusieurs départements, tels qu'un budget de production incluant la main-d'œuvre, les installations et les matériaux. Les budgets fonctionnels se concentrent sur les dépenses à court terme au sein d'un département pour accomplir un processus ou mener à bien une initiative de l'entreprise.
Par exemple, un budget de développement commercial est un exemple de budget fonctionnel. Le développement commercial peut inclure du temps et de l’argent provenant du marketing, des ventes, de l’administration et de la comptabilité, ainsi que la budgétisation de processus nécessitant l’aide d’un ou plusieurs départements, tels que l’identification des marchés et des clients potentiels, la recherche de concurrents et de solutions.
Exigences
Identifier et comprendre la fonction à traiter est la première étape pour définir un budget fonctionnel. Les fonctions peuvent chevaucher des départements, mettre en évidence les relations entre les branches de l'entreprise, créer des implications à long terme et chevaucher les descriptions de travail des employés. Comprendre et tirer parti des interrelations qui peuvent exister au sein de l'entreprise peut créer un budget fonctionnel qui fonctionne plus efficacement.
En planifiant soigneusement et en localisant toutes les données nécessaires avant de rédiger et d’exécuter le budget, vous éviterez des dépenses excessives. Manquer un élément clé d'un budget peut nécessiter de puiser dans d'autres domaines du budget fonctionnel ou de réduire le budget de plusieurs ministères pour compenser l'erreur. Il est indispensable de vérifier les chiffres du budget et les calculs pour éviter les erreurs de calcul.
Éléments
Les budgets fonctionnels répertorient les coûts directs et indirects nécessaires pour mener à bien la fonction identifiée. Les coûts directs sont faciles à identifier; ils comprennent les salaires des employés, le coût des fournitures et du matériel ou le coût des données marketing ou des enquêtes. Les coûts indirects sont identifiés en tant que frais généraux ou administratifs et comprennent le paiement des taxes, des services publics ou de la sécurité. Par exemple, une fonction qui oblige les employés à faire des heures supplémentaires ou les week-ends devrait inclure le coût indirect de paiement des services publics pour les heures creuses dans le budget fonctionnel.
Les budgets fonctionnels qui traitent des ventes de produits, des promotions ou d’autres activités génératrices de revenus répertorient les produits et les charges. Chaque type d’activité génératrice de revenus devrait être répertorié dans un budget fonctionnel afin de donner une idée précise de la manière dont le revenu est atteint. Par exemple, la création d'un budget fonctionnel pour la commercialisation de nouveaux produits pourrait inclure les revenus générés par la vente d'un kit d'échantillons de produit aux consommateurs. Un budget fonctionnel peut inclure un poste distinct pour les revenus attendus générés par des exemples de vente en ligne, par l’intermédiaire de distributeurs et de détaillants traditionnels.
Budgets maîtres
Les budgets fonctionnels fournissent les informations financières nécessaires à la création d'un budget maître ou d'un budget récapitulatif des dépenses globales d'un service ou d'une entreprise. Les budgets fonctionnels sont généralement des outils de planification à court terme. La combinaison des budgets fonctionnels dans un budget principal fournit des données globales sur les dépenses prévues de l'entreprise pour une année ou une autre période désignée. Les budgets maîtres sont des outils de planification à long terme qui fournissent à la direction une meilleure compréhension du passif, des actifs et des besoins en capital.
