L’Internal Revenue Service exige des employeurs qu’ils fournissent aux employés des copies exactes de leurs formulaires W2, indiquant les revenus et les impôts de l’employé retenus pour l’année. Un employeur qui distribue des formulaires contenant de fausses informations (par exemple, un numéro d’identification fiscale d’employé incorrect ou une déclaration incorrecte des salaires versés ou des impôts retenus) est passible de sanctions financières. Vous pouvez déposer un W-2 corrigé pour corriger les erreurs éventuelles.
Pénalités
Si vous déposez un W-2 avec des informations incorrectes, l'IRS peut imposer une pénalité de 30 USD par formulaire incorrect, jusqu'à un montant total de 250 000 USD, si vous corrigez vos erreurs dans les 30 jours suivant la date limite de production. Si vous émettez un formulaire corrigé plus de 30 jours après la date d'échéance, mais avant le 1er août, l'amende est de 60 $ par formulaire, jusqu'à concurrence de 500 000 $ au total. Si vous apportez la correction après le 1 er août ou si vous omettez de délivrer un formulaire corrigé, l'amende est de 100 $ par formulaire, jusqu'à concurrence de 1,5 million de dollars.
Exceptions
L'IRS peut renoncer aux pénalités si vous pouvez démontrer que l'erreur a été commise en raison de circonstances indépendantes de votre volonté. Vous devrez également montrer que vous avez fait de votre mieux et que vous avez fait tout votre possible pour éviter les erreurs. L’IRS n’imposera pas non plus de pénalité s’il estime que les erreurs sur vos formulaires W-2 sont sans conséquence. Si une erreur n'empêche pas l'IRS de traiter correctement le formulaire et si le nom de famille, le numéro d'identification fiscale ou le numéro de sécurité sociale de l'employé sont corrects, vous ne serez probablement pas pénalisé.
