Quel que soit le type d’entreprise que vous dirigez, votre système de facturation de vos clients est l’un des aspects les plus importants de la rentabilité. Sans système efficace de recouvrement des créances, vous aurez du mal à recevoir votre paiement. Sans paiement, votre entreprise ne peut pas fonctionner. Vous pouvez utiliser plusieurs systèmes pour facturer vos clients. celle qui vous convient dépendra en grande partie du type d’entreprise que vous dirigez.
Facture Prépayée
Une méthode de facturation populaire pour les entreprises de services, telles que les entreprises de télécommunications ou les fournisseurs de services Internet, est la facturation prépayée. Dans ce type de facturation, les clients paient à l’avance un montant de service déterminé: un délai ou des unités. Le paiement est dû et doit être reçu avant que vos clients aient accès au service acheté. C'est un système de facturation efficace qui garantit que vos comptes clients sont toujours payés avant que les services ne soient rendus.
Facture Postpayée
La facturation postpayée est un système dans lequel le client accepte de payer à une date ultérieure pour les produits ou services reçus. À la fin d'une période de facturation définie, vous enverrez à vos clients une facture détaillant leur numéro de compte, le service ou les produits utilisés, le montant dû et la date d'échéance du paiement. Un logiciel de facturation et de comptabilité est disponible pour vous aider à conserver ces informations. Il peut être difficile de percevoir des factures de ce type si vous traitez avec des clients avec un mauvais crédit ou si vous refusez simplement le paiement. Si vous utilisez ce type de facturation, envisagez d’offrir des rabais pour un paiement rapide, mais soyez prêt à affecter du personnel à contacter directement les clients pour les factures en souffrance. Dans des cas extrêmes, il peut s'avérer nécessaire de transférer le compte à une agence de recouvrement.
Notes de crédit et de débit
Les notes de crédit et de débit ne conviennent pas comme système de facturation unique, mais sont importantes en cas de modification du compte, de paiements ou d'erreurs. Vous allez émettre des avoirs aux clients qui ont payé pour des services ou des produits qu’ils n’ont pas utilisés ou reçus, ou si une erreur dans votre facturation a provoqué un surpaiement du client. Les notes de débit seront utilisées de la manière opposée; lorsqu'un client utilise plus que son allocation prépayée, ou s'il est par ailleurs sous-facturé pour ses services. Les notes de débit demandent essentiellement plus d’argent au client, tandis que les notes de crédit, ou crédits, se traduisent par des sommes retournées ou des crédits de service reportés au cycle de facturation suivant.
Facturation à la commande
La facturation basée sur les commandes peut être assimilée à la facturation prépayée des produits. Si votre entreprise est un fournisseur ou un grossiste, vous pouvez demander à vos clients de payer tout ou partie du paiement lors de la commande. Ceci porte les avantages précédents de la facturation prépayée. Vous pouvez également ne demander qu'un paiement partiel à l'avance et le paiement intégral à une date ultérieure, auquel cas vous devrez envoyer à vos clients une facture demandant le solde du paiement. Pour utiliser cette méthode, vous devez conserver des enregistrements précis de ce que les clients ont déjà payé.
Facturation à la livraison
Dans ce système de facturation, vous envoyez à votre client une facture et un bon de commande détaillant chaque article et chaque quantité, ainsi que leur livraison. Vous pouvez choisir d'exiger le paiement intégral à la livraison ou d'indiquer une date d'échéance sur la facture. Assurez-vous d'inclure les coordonnées du bureau des commandes en cas de divergence entre le bon de commande et la facture.
