La manière dont une entreprise est dirigée affecte directement les succès et les échecs qu’elle aura. Lorsque l'équipe de direction identifie de solides objectifs à long terme pour l'organisation, ainsi que des moyens novateurs pour les atteindre, l'ensemble de l'organisation est alors motivée et motivée à travailler pour atteindre ce résultat.
Imaginez que vous travailliez pour une organisation où l'équipe de direction n'a pas tenu compte de plans de croissance ou d'objectifs à long terme. Qu'adviendrait-il de cette entreprise? Cela peut durer quelques mois, mais l’absence de planification ou d’intervention stratégique pourrait conduire à sa disparition. De même, le fait de ne pas recevoir d’instructions de la part de la haute direction peut amener les employés à perdre confiance en l’entreprise. La planification de l’organisation, qui comprend des stratégies pour tous les niveaux de l’entreprise, est essentielle au succès de l’entreprise.
Définition de planification d'organisation
La planification de l’organisation commence lorsque l’équipe de direction identifie les objectifs à court et à long terme de la société. Une fois que ces objectifs ont été définis et affinés de manière à être clairs et réalisables, il est essentiel de formuler des stratégies et des plans spécifiques pour atteindre ces objectifs. La planification de l'organisation garantit la vision de l'entreprise afin que les employés sachent et comprennent comment leurs tâches quotidiennes contribuent à la société dans son ensemble.
Les objectifs fixés par une entreprise doivent être suffisamment réalistes pour être mis en œuvre dans les ressources de l’organisation. C’est bien d’atteindre les étoiles, mais en même temps, les objectifs doivent être réalisables. Ne pas pouvoir atteindre des cibles hors de portée peut être démoralisant pour l'entreprise. Un bon objectif devrait également être quantitativement mesurable. De cette manière, la société peut suivre ses progrès tout au long de l’exercice, en vérifiant jusqu’à quel point ils sont allés et combien il leur reste à faire. Il est également important de définir un délai pour atteindre l’objectif, par exemple au cours d’un exercice financier ou d’un trimestre. De cette façon, la société peut définir des échéances de projet pour que tout le monde reste sur la bonne voie.
En plus de définir des objectifs et d'élaborer des plans pour les atteindre, la planification organisationnelle couvre la dotation en personnel et l'affectation des ressources.Les bonnes personnes doivent être en place pour jouer leur rôle et les ressources nécessaires, y compris financières, doivent être disponibles pour l'organisation afin qu'elles puissent mettre en œuvre avec succès les plans en place.
Comme chaque organisation est unique, aucune structure ni méthode de dotation ne fonctionnera pour toutes les entreprises. Cependant, certains facteurs doivent toujours être pris en compte lors de la planification d’une structure organisationnelle efficace. Les entreprises doivent rechercher et évaluer les forces et les faiblesses de diverses options de structure organisationnelle, telles que les structures fonctionnelles, divisées ou matricielles, et déterminer laquelle les mettra en place pour atteindre au mieux leurs objectifs organisationnels. La société devra également prévoir leurs modèles de croissance et leur adaptation à leurs plans globaux. En outre, l'organisation devra déterminer quelle structure produira l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des travailleurs les plus significatives.
La planification organisationnelle peut s’appliquer à n’importe quelle taille d’entreprise, qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’un conglomérat multinational. Quelle que soit la situation, il est essentiel que l’équipe de direction définisse les objectifs de la société et définisse des plans pour les atteindre, en plus des ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Types de planification d'organisation
Il existe de nombreuses façons de classer les types de plans d’organisation, mais nombre d’entre eux se répartissent en quatre catégories: financier, stratégique, de contingence et de succession. Chaque type de plan d'organisation considère l'entreprise dans son ensemble, mais à travers la lentille d'un domaine particulier. De cette façon, il est facile de voir comment l’entreprise se comportera dans de nombreux scénarios différents.
La planification financière dans une organisation vise à générer un revenu plus élevé ou à augmenter la part de marché de l'entreprise. En outre, la planification financière peut résoudre des problèmes financiers prévisibles auxquels la société pourrait être confrontée à l'avenir. La structure d’un plan financier dépend du niveau de l’entreprise et des objectifs qu’elle souhaite atteindre. Un facteur important d’un plan financier est qu’il doit être enraciné dans la réalité. Tout comme une planification efficace des objectifs, le plan financier doit prendre en compte la véritable image financière de l'entreprise, aujourd'hui et à l'avenir. Le plan doit également être tourné vers l’avenir, afin de pouvoir relever les éventuels problèmes que la société pourrait devoir surmonter.
Prenez une petite entreprise telle qu'une agence de marketing numérique, par exemple. Avec un effectif de cinq personnes, la société est bloquée sur un plateau et ne dispose pas de suffisamment de ressources humaines pour développer son activité. Augmenter leurs ventes est l'un de leurs objectifs organisationnels. Cependant, s’ils embauchent un autre employé, ils n’ont pas les moyens financiers de les payer. La mise en place d'un plan financier clair pour cette organisation les aidera non seulement à trouver le moyen d'amener une ressource supplémentaire, mais également à le payer. En outre, avoir ce nouvel employé peut alors les aider à augmenter leurs ventes et à atteindre leur objectif organisationnel.
La planification stratégique est un autre type de plan d’organisation, qui consiste à traduire la vision de la société en buts et objectifs, avec des étapes pour les atteindre. La planification stratégique ne se concentre pas uniquement sur la société elle-même, mais se concentre également sur le marché et le secteur, ainsi que sur les concurrents. Ce type de planification implique l’analyse des opportunités futures de la société et des menaces potentielles. Cela nécessite également de connaître pleinement les forces et les faiblesses de l’organisation. La planification stratégique nécessite également de comprendre qui sont les concurrents sur le marché et quels sont précisément leurs forces et leurs faiblesses par rapport à l'organisation. Avoir une vision réaliste de l'ensemble du marché et de l'économie est également impératif.
Dans le cas des agences de marketing numérique, par exemple, une partie de leur vision stratégique peut être de proposer un nouveau service tel que la rédaction de matériaux de génération de leads. Si, jusqu’alors, l’entreprise s’intéressait principalement à la conception Web et à la publicité en ligne, elle devra mener des recherches approfondies dans le domaine de la rédaction pour comprendre ses résultats dans l’industrie. Si leurs concurrents proposent la rédaction sous forme de service, il peut être prudent de le proposer également. Ils peuvent également avoir besoin d'un moyen de différencier leurs services de rédaction publicitaire de leurs concurrents.
De nombreuses organisations créent également des plans d’urgence pour des résultats qui ne sont pas du domaine normal. Ce type de planification organisationnelle aide à atténuer les risques potentiels pour l'entreprise et peut même potentiellement les aider à éviter des événements pouvant avoir des effets catastrophiques. Un plan d'urgence robuste est bien documenté et présente des scénarios réalistes pouvant avoir des répercussions négatives sur l'entreprise. Il fournit une solution étape par étape que l'entreprise peut mettre en œuvre dans ce scénario. La planification des mesures d'urgence peut sauver une entreprise de la faillite et l'aider à se développer en période de transition.
Un scénario catastrophique pour l’agence de marketing numérique pourrait être que son plus gros client, qui fournit plus de 50% de ses revenus, décide de signer avec l’un de ses concurrents. Dans ce cas, l'entreprise perdrait une grande partie de ses revenus. S'ils n'arrivent pas à trouver un moyen de le remplacer, ils devront peut-être faire faillite. Un plan d'urgence, dans leur cas, fournirait des solutions possibles à ce problème, notamment des moyens de ramener ce client avec la société, d'augmenter leurs revenus par d'autres moyens ou même de contracter un prêt pour un redressement à court terme. En ayant un plan déjà en place si leur plus gros client s'en va, l'agence de marketing numérique peut alors commencer à travailler pour tenter de résoudre leur problème, au lieu de perdre du temps à essayer de trouver un plan alors qu'elle est en mode crise.
La planification de la relève est un autre moyen efficace de planifier l’organisation. Cela implique de développer une stratégie à mettre en place quand un acteur clé de l'organisation partira. Si une personne occupant un rôle de direction dans la prise de décision quitte l'organisation pour une raison quelconque, qu'elle soit planifiée ou non, la société dans son ensemble peut être déréglée. Ils ne pourront peut-être pas atteindre leurs objectifs organisationnels s’ils n’ont pas le bon leadership en place. La planification de la relève implique plus que la simple désignation d'un successeur. Cela signifie former et préparer cette personne à occuper le poste de leadership avant que le besoin ne se présente. De cette manière, le successeur n'a pas le temps de se mettre au diapason et l'organisation peut poursuivre ses activités comme d'habitude.
Si le développeur Web principal de l'agence de marketing numérique quitte soudainement, par exemple, il se peut que la société ne soit pas en mesure de mener à bien ses projets existants ou de nouveaux projets tant qu'elle n'a pas de remplaçant en place. Pour une petite entreprise, cela pourrait signifier qu'ils pourraient devoir fermer leurs portes. Avec un plan de succession, ils ont peut-être formé un développeur débutant à assumer ce rôle. Si cette personne était déjà préparée à occuper le poste de décision en chef, l'agence pourrait alors continuer à servir ses clients sans problème.
Pourquoi devez-vous utiliser la planification organisationnelle?
Une bonne organisation permet à l’entreprise de réaliser tout son potentiel. En utilisant une approche systématique, les entreprises peuvent déterminer où elles veulent aller, puis mettre en œuvre les étapes qu'elles peuvent utiliser pour y parvenir. Si une organisation est intéressée par la croissance et ne sait pas trop comment s'y prendre, sa planification peut aider à définir les étapes à suivre, à la fois pour définir ses objectifs et pour les atteindre.
La planification organisationnelle aide les entreprises à adopter une stratégie de prise de décisions clé. Lorsque des objectifs d’entreprise plus ambitieux sont en place, il est alors plus facile de prendre certaines décisions lorsqu’on utilise une méthode stratégique. De même, la planification organisationnelle peut aider les entreprises à renforcer leurs atouts. S'il existe des domaines spécifiques dans lesquels l'organisation excelle, il serait prudent de les utiliser davantage pour développer l'activité. À l’opposé, les faiblesses d’une organisation peuvent être améliorées à l’aide de la planification. Des éléments de planification financière et d’urgence peuvent jouer un rôle important pour surmonter les faiblesses d’une entreprise.
Préparer l’entreprise au succès est l’une des principales raisons pour lesquelles elle devrait utiliser la planification organisationnelle. En développant des plans et des processus, l’entreprise peut travailler à améliorer les procédures mises en place de manière continue. Améliorer le mode de fonctionnement de l'entreprise contribue également à leur donner un avantage concurrentiel, ce qui peut également accroître leurs activités.
Comment améliorer la planification de l'organisation
Aucune méthode de planification organisationnelle ne fonctionne pour une entreprise. Souvent, une entreprise doit appliquer différentes méthodes de planification pour trouver ce qui lui convient le mieux. L'amélioration de la planification organisationnelle est un travail continu, car à mesure que l'entreprise grandit et change, la façon dont elle prévoit de changer pour répondre aux nouvelles exigences.
L'honnêteté et la franchise sont des aspects importants de la planification organisationnelle. Il est essentiel d’avoir une vision claire et objective de la situation de l’organisation. De cette manière, il devient plus facile d'identifier les problèmes ou menaces potentiels auxquels l'organisation est confrontée, ou les faiblesses spécifiques qui apparaissent au sein de l'entreprise. Supprimer les obstacles internes auxquels les employés sont confrontés les aide à se concentrer ensuite sur la tâche à accomplir. Une fois que les obstacles internes, tels que certaines procédures ou politiques, sont supprimés, les employés peuvent travailler à améliorer les faiblesses de l'organisation.
Pour améliorer la planification de l’organisation, il est impératif de disposer d’un ensemble de mesures permettant d’évaluer les performances du plan. Les métriques peuvent offrir une grande valeur et servir de guide pour prendre des décisions concernant les éléments clés de l'entreprise. La direction peut utiliser les données pour identifier les domaines dans lesquels l'organisation doit concentrer ses efforts, puis élaborer des stratégies pour affiner les opérations, amenant ainsi la société à améliorer ses performances globales.
