Garder la paperasse appropriée pour aider votre entreprise à bien fonctionner peut vous aider à éviter un audit des revenus à la fin de l'année. Si vous faites face à une vérification des revenus, les documents correctement archivés peuvent faciliter le processus. Conserver tous vos reçus d’achats, de dépenses, de dons et d’états de compte bancaire ainsi que toute extension de taxe déposée peut vous aider dans votre processus de vérification.
Recettes brutes
Les recettes brutes proviennent de la vente de vos biens ou services. Ceux-ci comprennent vos cassettes de caisse, vos bordereaux de dépôt bancaire, vos carnets de reçus, vos factures, vos reçus de carte de crédit et tout 1099-MISC que vous avez payé à des entrepreneurs indépendants. La conservation de ces documents est nécessaire pour vous aider à produire vos impôts ultérieurement, afin de montrer les revenus de votre entreprise. Si vous ne possédez pas de reçu, tel qu'un chèque annulé, un relevé d'institution financière avec le numéro du chèque, le montant du chèque, le nom du bénéficiaire et la date d'envoi de ce montant sont des alternatives acceptables pour Internal Revenue Service (IRS) lors d'un audit par l'institution financière. Si le paiement a été effectué par virement électronique de fonds (EBT), le relevé doit indiquer le nom du bénéficiaire, le montant et la date à laquelle le virement a été transféré par votre institution financière. Pour les cartes de crédit, le relevé doit indiquer le montant facturé, le nom du bénéficiaire et la date à laquelle la transaction a été traitée.
Achats et dépenses
Tout achat professionnel doit être accompagné d'un reçu sous forme de bordereaux de carte de crédit, de factures acquittées, de chèques annulés et de bordereaux de caisse. Une dépense est un achat que votre entreprise effectue sans être revendu en tant que bien ou service, tel que du mobilier de bureau ou des ordinateurs. Conservez tous ces reçus dans un endroit où vous pourrez y accéder immédiatement.
Relevés de compte bancaire
Les relevés de compte bancaire pour l'année fiscale doivent être archivés avec vos recettes, achats et dépenses bruts. Les déclarations sauvegardent ce que l'entreprise a payé et comptabilisé pour l'année d'imposition. Une année d'imposition correspond à 12 mois consécutifs se terminant le dernier jour d'un mois autre que décembre.
Déclaration de paie
Le montant que vous avez versé à vos employés sous forme de chèques ou de dépôts directs sera également demandé. La déclaration de taxe sur la masse salariale doit inclure toutes les taxes fédérales et locales, ainsi que la comptabilisation des retenues à la source des comptes de retraite. Les charges sociales des employés devraient être conservées au moins quatre ans, ce qui correspond à la durée requise par l'IRS.
Tenue de dossiers
La tenue des dossiers suggérée par l'IRS comprend la tenue d'un chéquier professionnel, d'un récapitulatif quotidien et mensuel de vos encaissements, d'un journal ou d'un journal des décaissements de chèques, des éventuelles rémunérations des employés et d'une feuille de calcul d'amortissement. Un autre conseil IRS consiste à séparer votre chéquier professionnel de votre chéquier personnel. Ceci est fait pour séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles. Conservez tous les dossiers de votre entreprise au moins le montant minimum requis par l'IRS et toutes vos déclarations de revenus précédemment produites.
Employés
Garder une trace de tous vos employés, passés et présents, avec leurs numéros de sécurité sociale, leurs coordonnées et leurs formulaires I-9 et W-4 est une exigence de l'IRS. Le formulaire I-9 vérifie que l'employé est légalement capable de travailler aux États-Unis. Le formulaire W-4 est rempli pour le certificat d'allocation de retenue de l'employé, ce qui vous permet d'estimer le montant à retenir sur le salaire de l'employé à partir du tableau figurant sur le formulaire.
