Des systèmes de communication efficaces font partie intégrante d’une entreprise prospère. Pour rester compétitive et productive, une entreprise doit développer une approche organisée et efficace afin de correspondre et de communiquer avec ses propres employés, ainsi qu'avec les clients, les fournisseurs et les autres professionnels. Heureusement, la communication professionnelle a évolué au fil du temps et comprend divers types de messages, allant du message simple et éprouvé au logiciel sophistiqué.
Messages téléphoniques professionnels
Si votre entreprise compte plus d'une personne, vous devrez éventuellement choisir le meilleur moyen d'enregistrer et de distribuer les messages téléphoniques entrants. Certaines entreprises emploient quelqu'un pour filtrer les appels téléphoniques, rédiger les messages des appelants et les distribuer aux employés auxquels ils sont destinés. D'autres entreprises utilisent un système de messagerie vocale automatisé dans lequel les appelants laissent leurs messages sous forme d'enregistrements vocaux. Avec la messagerie vocale, chaque employé est responsable de garder une trace de ses propres messages. Certaines petites entreprises ne mettent en place que des boîtes vocales pour les différents services de l'entreprise, au lieu d'employés individuels.
Notes de bureau
Les mémorandums (mémos) sont un type de correspondance que les employés peuvent utiliser pour communiquer au sein de leur propre département ou entre départements d'une même entreprise. Les mémos sont généralement de nature brève et n’ont pas la même forme que la correspondance écrite externe. Cependant, les mémos ont un format et une structure générale. Chaque entreprise met en forme les mémos selon ses propres préférences, mais en général, les mémos indiquent le destinataire, l'expéditeur et le sujet en haut, parfois en caractères gras. Le corps du message est au-dessous de cette information dans les types ordinaires. Les employés peuvent remettre des mémos en personne ou utiliser la distribution du courrier inter-bureaux de la société. Dans certaines professions, telles que le droit et les soins de santé, les gens utilisent des mémos pour envoyer de brefs messages à d'autres professionnels et, dans certains cas, à des clients. Les gens peuvent envoyer ce genre de mémos par la poste, par courriel et par télécopieur.
Courriel professionnel
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent la correspondance électronique pour communiquer au sein de l'entreprise ainsi qu'avec les clients, les fournisseurs et les autres entreprises. Si l'entreprise dispose d'un site Web, les employés peuvent avoir des adresses électroniques avec le nom de domaine de l'entreprise, tels que "nomemployé@siteentreprise.com". La correspondance par courrier électronique a tendance à être moins formelle que la correspondance manuscrite, ce qui présente des avantages et des inconvénients. De nombreuses entreprises qui autorisent leurs employés à utiliser les adresses électroniques de l'entreprise jugent utile d'établir une norme uniforme pour la messagerie électronique de l'entreprise. Les entreprises peuvent limiter l'utilisation des employés à des fins commerciales uniquement et réglementer de manière stricte le type de pièces jointes qu'un employé peut télécharger. Si l'entreprise a conclu un accord de confidentialité avec ses employés, cet accord s'appliquera probablement à l'utilisation par les employés de la correspondance par courrier électronique de l'entreprise. Une entreprise a bien le droit d'exiger qu'un employé représente l'entreprise de manière positive tout en correspondant avec une adresse électronique de l'entreprise. Certaines entreprises peuvent exiger que les employés utilisant un courrier électronique de la société ajoutent des signatures automatiques à leur courrier électronique. Cette signature peut inclure le nom complet et le titre de l'employé au sein de l'entreprise, ainsi que le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone, le site Web et toute autre information pertinente.
Correspondance d'affaires
La correspondance professionnelle a une longue et formelle histoire. Les entreprises commandent souvent un modèle de papier à en-tête sur lequel toute la correspondance commerciale est imprimée. L'en-tête peut comporter le logo de la société ainsi que des coordonnées générales, telles que l'adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse du site Web de la société. Certaines entreprises personnalisent le modèle de papier à en-tête principal pour leurs collaborateurs, en ajoutant des extensions personnelles et des adresses électroniques individuelles aux informations de contact. La correspondance écrite a une structure formelle. Bien que le format exact puisse varier, en général, la date se situe en haut de la lettre et le nom complet du destinataire, son titre, son entreprise et son adresse postale sont sous la date. Il n'est pas nécessaire d'ajouter une ligne d'objet ou des étiquettes de champ, telles que "À:", à côté du nom et de l'adresse du destinataire. La correspondance écrite utilise les salutations d'ouverture, telles que "Cher" au début, suivies du nom du destinataire, et les salutations de clôture, telles que "Sincèrement" avec le nom de l'expéditeur. L'expéditeur voudra peut-être signer la lettre à la main pour lui donner une touche personnelle. Si quelqu'un d'autre que l'expéditeur de la lettre l'a écrite ou dactylographiée, le dactylographe doit inclure les initiales de l'expéditeur, un deux-points et ses propres initiales sous la signature. Si la même lettre est envoyée à plusieurs destinataires, elle doit être adressée au destinataire principal. Tous les autres destinataires doivent être notés au bas de l'e-mail, à côté des lettres "CC", qui représentent "copie conforme".
