Le traitement par lot des comptes fournisseurs consiste à regrouper les factures à payer en groupes ou en lots et à effectuer une écriture dans les enregistrements comptables pour le lot complet de factures, par opposition aux écritures de journal individuelles pour chaque bénéficiaire. Le traitement par lots est une technique couramment utilisée pour réduire les écritures au journal et permet au système d’information comptable de fonctionner plus efficacement. Cependant, les procédures de traitement par lots présentent également des inconvénients.
Réduction des transactions
Le principal avantage du traitement par lot des transactions de comptes fournisseurs est une réduction des écritures dans le système de comptabilité. Les entreprises avec un nombre élevé de transactions de faible valeur peuvent rapidement voir des milliers de débits et de crédits dans leurs comptes de dépenses. Ce niveau de détail dans le livre des comptes fournisseurs est inutile et crée un fardeau de traitement pour le système comptable informatisé. En groupant les transactions sur une base quotidienne ou hebdomadaire, ce fardeau est allégé.
Création d'un journal d'audit
Lorsque les transactions sont groupées quotidiennement et que les paiements sont effectués par virement bancaire, il est facile pour les superviseurs comptables de réconcilier les montants de retrait quotidiens avec les sorties de fonds des relevés bancaires, car les relevés bancaires répertorient fréquemment les totaux quotidiens des transactions. En outre, des sélections aléatoires de factures payées peuvent être effectuées et répertoriées par lots et dans le relevé bancaire afin de garantir l'exactitude des montants enregistrés.
Analyse rapide
Le regroupement quotidien et hebdomadaire des transactions permet aux comptables d'analyser rapidement les tendances des montants de paiement par jour. Chaque lot de paiement représente la même unité de temps; Les valeurs aberrantes sont facilement identifiables en listant les totaux quotidiens des lots et en recherchant des quantités élevées ou faibles. Cependant, le traitement par lots rend plus difficile la détection individuelle de sorties de fonds anormales. Si l'entreprise craint que des paiements en espèces importants ne soient effectués sans autorisation, les autorités de contrôle peuvent instituer des politiques prévoyant l'inclusion de signatures doubles dans les montants importants.
Difficulté de réconciliation
Un inconvénient potentiel du traitement des comptes clients par lot peut être une difficulté de rapprochement. Si les comptables de la société ne consignent pas avec soin les transactions qui composent chaque lot, le rapprochement des paiements peut s'avérer difficile, voire impossible. Si cette faiblesse existe, il peut être facile pour les employés de commettre une fraude ou les fournisseurs pour contester qu'ils ont reçu un paiement.
