L'audit est une fonction métier qui passe en revue les processus ou fonctions internes. Les audits internes fournissent des informations aux propriétaires d'entreprise pour s'assurer que les employés suivent les directives pour leur travail. Les propriétaires peuvent également trouver des domaines nécessitant des modifications pour améliorer ou améliorer les fonctions de l'entreprise. Les achats sont une fonction responsable des achats ou acquisitions importants pour l'entreprise. Cette fonction doit faire l’objet d’un examen minutieux car elle implique de dépenser le capital de la société. Tout dépassement peut réduire les actifs de la société pour une utilisation future.
Bon de commande
Le processus de commande d’une entreprise est souvent le début du processus d’achat. Les auditeurs examineront le système de commande en place, détermineront qui autorise les commandes et si ce document est utilisé dans le processus de réception et de gestion des comptes fournisseurs. Comme chaque commande d'achat ne peut pas être examinée dans le processus d'audit, un échantillon est généralement choisi parmi un grand groupe de commandes d'achat. Les auditeurs utilisent cet exemple pour déterminer s’il existe des lacunes et permettre aux employés d’abuser du système de bons de commande.
La réception
La réception est le processus utilisé par une entreprise pour vérifier physiquement les marchandises et les stocker dans ses installations. Les auditeurs examinent ce processus pour s'assurer que les employés ne volent pas d'articles et que tous les biens sont dans un état acceptable. Les sociétés doivent également veiller à ce que les conditions figurant sur les documents de réception, telles que le manifeste d’expédition ou la copie du ticket de prélèvement, correspondent aux informations répertoriées sur le bon de commande interne de la société.
Comptes à payer
La comptabilité fournisseurs est une fonction comptable chargée de payer la facture relative aux acquisitions. Les auditeurs veilleront à ce que l'entreprise dispose d'un processus de mise en correspondance garantissant que le comptable compare la commande d'achat, la réception des informations et la facture du fournisseur avant d'effectuer les paiements. La facture représente la facture finale de biens ou de services d'un fournisseur ou d'un fournisseur. L'audit de ce processus est à nouveau effectué par le biais d'un processus d'échantillonnage afin de s'assurer que les auditeurs peuvent examiner quelques informations sélectionnées.
La gestion
Les auditeurs interrogeront également la direction de la société lors de l’audit des achats afin de déterminer dans quelle mesure ils contrôlent cette fonction. Les propriétaires et les gestionnaires sont généralement responsables de la création de contrôles internes qui protègent l'intégrité des informations d'achat. Les auditeurs rencontrent les responsables pour déterminer leur connaissance du processus, des objectifs des contrôles internes et de la fréquence à laquelle ils supervisent personnellement les employés.
