Vous pouvez transmettre de mauvaises nouvelles aux employés, aux clients ou à la direction par diverses méthodes. Beaucoup de gens préfèrent que les messages négatifs soient livrés directement et directement. D'autres préfèrent une approche plus subtile, formulant le message dans le langage le moins offensant. Dans les deux cas, vous devez diffuser des informations qui sont probablement indésirables et indésirables, de manière claire et concise.
Maintenir la relation
Le fait que vous ayez des informations indésirables à relayer ne signifie pas que vous devez endommager la relation avec la partie qui les reçoit. Que vous licenciiez des employés, refusiez une demande de don ou refusiez le remboursement de votre voyage, gardez à l’esprit que la situation pourrait changer à l’avenir et que votre décision pourrait être inversée. Ajoutez un complément au mémo, par exemple en indiquant aux employés à quel point vous avez apprécié leurs contributions. Expliquez aux collecteurs de fonds que votre budget actuel ne permet pas certaines dépenses. Cet ajout atténuera le choc et maintiendra les lignes de communication ouvertes pour d'éventuelles relations futures.
Message de cadre avec langage positif
Les mots que vous choisissez dans le mémo vous aideront à maintenir une réponse positive, même si vous transmettez un message négatif. Par exemple, vous pouvez demander plus d'informations pour traiter une demande monétaire plutôt que d'écrire que les informations fournies ne sont pas acceptables. Indiquez aux employés ce qu’ils peuvent faire au lieu de ce qu’ils ne peuvent pas faire. Par exemple, écrivez «s'il vous plaît, habillez-vous en vêtements de travail décontractés le vendredi» au lieu de «ne portez pas de jeans les vendredis décontractés». Envoyez une note à votre client en indiquant «vous pouvez venir chercher votre marchandise le lundi» plutôt que «votre commande ne sera prêt que lundi prochain."
Prévenir les conséquences juridiques
Les mémos de la société sortent souvent des murs de votre entreprise et sont entre les mains des médias ou d'autres parties. Évitez d’utiliser un langage qui évoque des pratiques illégales ou discriminatoires. Par exemple, au lieu d'écrire «notre comptable quitte l'entreprise parce qu'il a commis de nombreuses erreurs dans les rapports de fin d'année», écrivent «après de nombreuses années de services reconnus, notre comptable se tourne vers d'autres opportunités». Clarity aide à prévenir les rumeurs indésirables propagation qui pourrait nuire à la réputation de votre entreprise. Un message négatif peu clair est "suite à une faute, certains membres du personnel financier partent". Un meilleur mémo se lit comme suit: "nous sommes ravis d'annoncer que les nouveaux membres du personnel financier sont sur le point de remplacer les membres sortants du service de la comptabilité."
Tamponner les mauvaises nouvelles
Les mémos négatifs entraînent souvent des sentiments blessés et des réactions de colère. Vous pouvez atténuer ou au moins réduire le nombre de mauvaises nouvelles lorsque vous les tamponnez avec de bonnes nouvelles. Par exemple, commencez un mémo négatif avec «vous apprécierez le nombre de prestations supplémentaires incluses dans votre police d’assurance» lorsque vous devez augmenter les taux d’assurance. Conservez toutefois la mémoire tampon associée au message pour conserver la clarté. En d’autres termes, ne dites pas «le nouveau parking commence la semaine prochaine» lorsque vous envoyez un message concernant une réduction des prestations.
