La documentation des contrôles et des processus internes peut être difficile. Les processus complexes sont présentés dans un style facile à comprendre et ce n'est pas une tâche simple. Vous devez avoir d’excellentes aptitudes à la communication orale et écrite pour faire du bon travail. Les étapes pour créer une bonne documentation impliquent des entretiens avec les employés, une observation, une évaluation et une organisation. Un aspect important de la création de documentation consiste à permettre des modifications ultérieures. Les processus changent et, par conséquent, les documents doivent également changer.
Interviewer les employés. C'est la première étape de ce processus. Ne faites pas de suppositions et ne posez pas de questions pour vérifier votre compréhension. Demandez aux employés de vous montrer de quoi ils parlent. Si quelqu'un a besoin d'approuver un papier, demandez à le voir. Certaines personnes aiment utiliser un magnétophone et transcrivent ensuite les informations. Cela peut être une bonne idée si quelqu'un parle et montre le processus en même temps avec beaucoup de détails. "Montrer et dire" est la voie à suivre.
Observez votre environnement. Si le processus consiste à joindre des factures pour vérifier les demandes, par exemple, notez si cela est réellement fait. Souvent, les gens vous disent la bonne façon de faire un certain processus, mais cela ne veut pas dire que c'est comme ça que ça se passe. Puisque vous documentez la réalité, observer le processus peut être utile pour ajouter de bonnes informations qui ne sont pas évidentes lors de l'entretien. Regardez dans les armoires de remplissage et notez les papiers que les gens ont à leur bureau.
Évaluez l'efficacité d'un processus tout en le documentant. Si des processus ne fonctionnent pas ou ne sont pas exécutés deux fois, notez-le. C'est la meilleure façon pour vous d'ajouter de la valeur à vos processus de documentation de travail. Lorsque vous évaluez un processus, vous le considérez de manière objective et vous pouvez proposer des améliorations. Assurez-vous de suivre le protocole lorsque vous faites des recommandations. Rappelez-vous: si les processus changent à cause de vos recommandations, vous devrez documenter les processus améliorés, pas seulement l'ancien.
Documentation de fichiers dans des classeurs et en ligne dans des dossiers. Avoir des modèles pour normaliser la documentation aide à la garder facile à lire. Chaque classeur ou dossier doit avoir un index avec des informations sur une zone. Par exemple, vous pourriez avoir un classeur sur les comptes créditeurs dans lequel vous pouvez classer des récits et des organigrammes documentant le processus. Vous avez peut-être un autre classeur sur la paie et un autre sur les comptes à recevoir. Séparer la documentation sur les processus peut aider les utilisateurs à trouver des informations. Ayez la même organisation sur tous les classeurs en ce qui concerne l'ordre de la documentation, la table des matières devant, etc. Ceci est très important lorsque des modifications doivent être apportées et qu'un élément spécifique doit être trouvé rapidement.
Conseils
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Utilisez Word ou un autre programme pour créer votre documentation.
Pensez à un logiciel de documentation spécifique à votre secteur d'activité qui peut vous faire gagner du temps en écriture et en organisation. Envisagez de créer des récits et des organigrammes pour améliorer la clarté. Évitez d'utiliser du jargon ou des initiales.
Autres considérations à prendre en compte: rédigez des phrases courtes et évitez la voix passive; ne pas l'embellir ou impliquer des jugements. Par exemple, n'écrivez pas à propos de la gentille réceptionniste. Écrivez à propos de la réceptionniste. N'utilisez pas de vrais noms de personnes - utilisez toujours des noms de poste et maintenez-les cohérents tout au long de la documentation; demandez à un responsable ou à un superviseur de lire votre documentation pour vous assurer qu'elle est correcte; et soyez attentif aux informations confidentielles contenues dans la documentation. Ne montrez pas d'exemples de signatures de chèques ni n'y affichez des informations confidentielles relatives à la paie.
Attention
Soyez conscient des utilisateurs de votre documentation. Ils peuvent inclure non seulement des personnes internes, mais également des auditeurs et d'autres parties prenantes. C'est très visible. Assurez-vous donc que votre travail ne comporte pas de fautes de grammaire ou d’orthographe gênantes.
