Les contrôles internes sont des politiques mises en place pour prévenir le vol et l’endommagement des biens de valeur d’une entreprise. Les actifs corporels, tels que les biens immobiliers, les équipements de production, les stocks et les liquidités, peuvent être un défi pour la sécurité en tout temps, mais se familiariser avec les contrôles internes permettant de gérer les actifs corporels peut aider à protéger votre bien.
Accès contrôlé
Contrôlez l'accès aux zones clés de vos opérations, telles que les installations de stockage d'inventaire, les coffres-forts et les salles d'équipement, à l'aide de verrous ou de points de contrôle de sécurité. Des systèmes électroniques sont disponibles pour vous permettre de limiter l'accès aux zones sensibles au personnel désigné sans utiliser les clés traditionnelles. Ces systèmes permettent de garder un journal des employés qui ont accédé à des zones spécifiques à des heures précises.
Problèmes de délégation
Déléguez uniquement des activités comportant un accès ouvert à des stocks, de l'argent et d'autres objets de valeur à vos employés les plus fiables. Selon Montana.edu, les responsables ne devraient permettre à personne de signer le nom du responsable lorsqu’ils traitent avec des fournisseurs, des distributeurs ou des clients, et ne devraient permettre à aucun employé de contrôler exclusivement les activités de livraison ou de traitement de l’argent, ou d’y être exposé.
Les problèmes de sécurité
Une attention disciplinée aux détails est essentielle pour la sécurité de vos actifs matériels. Verrouillez, verrouillez et sécurisez soigneusement vos locaux après chaque journée de travail, et utilisez la surveillance par caméra pour enregistrer les intrus ou les activités suspectes. Effectuez des dépôts bancaires fréquemment et ne gardez que les liquidités nécessaires.
Sentiers d'accès
Enregistrez les accès aux zones sensibles dans la mesure du possible. Selon siterooms.com, les enregistrements d’accès sont la clé d’un contrôle interne efficace. Conservez un enregistrement électronique de l'accès aux zones restreintes. Obliger les caissiers à se connecter aux caisses enregistreuses avec un identifiant unique et ne pas autoriser le partage de caisse. Exiger que les employés marquent leurs initiales sur les récépissés de banque, les bons de livraison, les cassettes d'enregistrement de la caisse et autres documents de contrôle.
Audits physiques
Réalisez des audits réguliers et aléatoires de vos stocks, de votre équipement et de vos comptes bancaires pour détecter rapidement les activités suspectes. Envisagez de faire appel à une société d'audit tierce pour garantir la fiabilité des résultats de l'audit.
Ne laissez pas les employés auditer leurs propres domaines de responsabilité. Par exemple, ne permettez pas à un employé chargé de recevoir les livraisons de vérifier l’inventaire de matières premières et à l’employé qui effectue les dépôts en banque de vérifier les relevés bancaires et les registres de la caisse.
Transparence
Les concepts et techniques mentionnés ci-dessus peuvent contribuer à la prévention des pertes et des dommages, mais le fait de rendre vos politiques de contrôle interne totalement transparentes pour les employés, les clients et les partenaires commerciaux peut permettre d'éviter que des événements ne se produisent. Par exemple, indiquez à vos employés que l'accès aux zones restreintes est enregistré; informez les clients que vos locaux sont surveillés par surveillance vidéo; et informez vos fournisseurs de vos politiques d’audit interne.
