Les formulaires W-2 et W-4 sont deux formulaires émis et examinés par l'Internal Revenue Service aux fins de la détermination et du rapprochement du fardeau fiscal d'un travailleur. Ils ont tous deux à voir avec les salaires des employés. Comprendre leurs différents objectifs est essentiel pour comprendre en quoi ils diffèrent.
Objectif
W-4: Le formulaire W-4 a pour objet de permettre à l’employé de signaler à l’employeur le nombre de quotas à utiliser pour le calcul des retenues sur la paie de l’employé. En fournissant des informations telles que l’état matrimonial et le nombre de personnes à charge, l’employé indique le nombre de retenues que l’employeur doit utiliser lors du calcul des retenues fédérales sur la masse salariale.
W-2: Le W-2 est un document sur lequel un employeur indique le salaire d'un employé spécifique pour l'année.
Timing
W-4: Le W-4 est un document dynamique qui peut changer plusieurs fois pendant le mandat d'un employé chez un employeur. Ce formulaire est archivé lorsqu'un employé commence un nouvel emploi. Il est modifié et rediffusé chaque fois qu'il y a un changement de statut nécessitant une version à jour W-4, telle que la naissance d'un enfant, un divorce ou un mariage.
W-2: Le W-2 est classé une fois par employé chaque année. Cela se fait généralement à la fin du mois de janvier pour refléter les salaires et les retenues de l'année précédente. Il est envoyé à l'IRS avec le relevé d'impôt de l'employé.
La fréquence
W-4: Le W-4 peut être déposé à plusieurs reprises, mais au minimum, il le sera au début de l'emploi d'un individu. Il sera ensuite rediffusé chaque fois qu’un changement de statut de la personne justifie un changement des indemnités de retenue.
W-2: Le W-2 est déposé une fois par an.
Contenu
W-4: Le W-4 contient les informations d'identification de l'employé - nom, adresse, numéro de sécurité sociale - et informations sur l'allocation pour retenue à la source.
W-2: Le W-2 contient des informations d'identification sur l'employé, l'employeur, les salaires et le détail des déductions pour l'employé pour l'année.
Partie responsable
W-4: Même s'il incombe à l'employeur de conserver le formulaire rempli et d'utiliser les informations, il incombe à l'employé de le remplir.
W-2: Il incombe à l’employeur de remplir le formulaire W-4, de déposer une copie auprès de l’IRS et de donner à l’employé plusieurs copies à utiliser avec ses déclarations de revenus des particuliers.
Destination
W-4: Le W-4 reste généralement entre les mains de l'employeur. Il y a des moments où l'IRS demandera des copies, mais c'est rare.
W-2: Le W-2 va dans plusieurs directions. L'employeur en envoie des copies à l'IRS et à l'autorité fiscale de l'État. L'employeur donne également plusieurs copies à l'employé pour qu'il les envoie avec les déclarations de revenus.
