Des couloirs et des salles de classe de l’enseignement supérieur aux salles de conseil des grandes entreprises américaines, les lettres de déclaration servent à des objectifs multiples dans le domaine de la communication. Comme son nom l'indique, la lettre déclare quelque chose. Cela peut aussi être considéré comme une déclaration de fait, une annonce ou une clarification. Parfois, une question est en litige ou de l'argent ou une réputation est en jeu. Pour une raison quelconque, vous écrivez une lettre de déclaration pour votre organisation, adoptez un ton sensé et logique, maintenez votre concentration et maintenez la lettre brève et concise.
Énoncer la déclaration Déclaration Objet
Indiquez votre but en écrivant la lettre de déclaration. Par exemple, disons que vous écrivez une lettre de déclaration à vos employés pour annoncer le lancement d'un nouveau produit ou service. Ne perdez pas de temps pour en venir au fait: «Je vous écris pour vous annoncer qu'après quatre ans d'études et de recherches intensives, ABC Vitamin Company lancera un nouveau supplément digestif, appelé Quell, le 17 février.»
Remplissez les détails
Fournissez d’autres détails pertinents de la déclaration. Dans cet exemple, vous voudrez peut-être indiquer combien coûtera le supplément et où il sera vendu.
Prévoyez du temps pour répondre aux questions
Anticipez sur les besoins de votre public - dans ce cas, vos employés. Ils voudront savoir comment la déclaration - le lancement du produit - les affecte. Plutôt que d’engloutir votre lettre avec des détails, vous voudrez peut-être convoquer une réunion pour dévoiler le produit et répondre aux questions. Indiquez l'heure et la date d'une telle réunion dans votre lettre et précisez si la participation est facultative ou obligatoire.
Fermer la déclaration
Fermez votre lettre de déclaration sur une note habile, en tenant compte de votre culture d'entreprise et de la dynamique actuelle. Vous voudrez peut-être indiquer ce que la déclaration - le lancement du produit - pourrait signifier pour votre entreprise. Vous pouvez émettre un appel à l'action ou les mesures que vous attendez des employés en raison de la déclaration. Ou, si vous sentez une résistance à l'horizon, exprimez votre espoir que votre organisation se mobilisera pour faire de la source de la déclaration un succès.
Terminez en remerciant les destinataires pour leur temps. Adressez des questions provisoires à leur supérieur immédiat ou, mieux encore, à vous directement, afin de susciter un esprit de coopération.
Faites une relecture minutieuse
Une déclaration de déclaration d’intérêt fait souvent partie de l’histoire d’une entreprise et peut être affichée sur le site Web à l’intention des tiers. En tant que tel, il devrait être une source de fierté et de résolution. Donnez-vous le temps de relire, d’éditer et de réviser votre lettre de déclaration. Demandez à un collègue de confiance ou à un confident de relire votre lettre et d’inviter leurs commentaires et leurs critiques constructives. Faites de votre déclaration un exemple pour inspirer les autres.
