Un DBA ("faisant affaire en tant que") est également appelé nom commercial fictif. La dénomination sociale d'une société est établie par le dépôt de documents de constitution auprès du secrétaire ou du département d'État où l'entreprise exerce ses activités. Une société n'est pas obligée de déposer un DBA, mais une société peut en faire la demande si ses actionnaires choisissent de le faire.
Importance
Une société qui souhaite utiliser un nom différent du nom légal de la société doit déposer un DBA. Les entreprises utilisent généralement un DBA lorsqu'elles exploitent des activités dans plusieurs secteurs. Par exemple, une société qui vend actuellement des pièces automobiles mais souhaite ouvrir une division spécialisée dans la vente de pièces d'avion peut décider d'utiliser un administrateur de base de données pour la nouvelle division. L'utilisation d'un DBA pour les entreprises n'affecte pas le statut de responsabilité limitée de la société.
Attention
Les sociétés qui décident d’utiliser un administrateur de base de données pour l’entreprise doivent l’inscrire dans chaque ville ou comté où l’entreprise est située. Le défaut d'enregistrer correctement le nom commercial d'une société dans chaque ville ou comté où la société exerce ses activités entraînera des amendes et des pénalités. La DBA utilisée par une société ne peut contenir dans la dénomination sociale un identificateur de société tel que "constituée en société", "société", "limitée" ou "société". De plus, un identifiant d'entreprise ne peut pas être utilisé comme abréviation dans le DBA de l'entreprise.
Dépôt
Le lieu où une société déposera le DBA de la société variera en fonction de l'état de constitution. Dans certains États, une société déposera sa DBA auprès du secrétaire ou du département d'État, alors que dans d'autres États, elle sera tenue de déposer une DBA auprès de la ville ou du comté où elle exerce ses activités. Effectuez une recherche de nom commercial avec le secrétaire ou le département d'État ou avec le comté où la société exerce ses activités. Cela garantit qu'aucune autre société ne possède un nom qui ressemble trop au DBA proposé par la société. Remplissez un formulaire d’enregistrement DBA en fournissant le nom DBA proposé, la dénomination sociale de la société et la nature des activités commerciales de la société. Les frais engagés par une société pour déposer une DBA varient en fonction de l’État ou du comté où la société exerce ses activités.
Considérations
Une société peut être tenue de renouveler son DBA tous les cinq ans, en fonction de l'état ou du comté où le DBA est déposé. La ville ou le comté où la société exerce ses activités peut exiger que la société publie le nom DBA dans un journal opérant dans le même comté que l'entreprise. Le nom de l'administrateur de base de données peut être tenu de paraître dans le journal pendant trois ou quatre semaines consécutives, selon le comté ou la ville où le dépôt de l'administrateur de base de données a lieu.
