Les mémos sont une forme standard de correspondance commerciale. Ils sont écrits pour informer ou demander une action. Vous pouvez écrire des mémos internes ou externes. Les mémos externes sont envoyés à des personnes extérieures à votre organisation. Par exemple, vous pouvez envoyer une note de conseil à des consultants professionnels demandant une proposition pour un projet donné. Vous demandez peut-être aux consultants d'envoyer une offre pour le projet, un délai d'exécution et quelques exemples de travail dans le mémo.
Rédigez une rubrique pour votre note de conseil. L'en-tête contient quatre lignes, chacune avec une étiquette spécifique: À, De, Date et Objet. Votre nom et le nom de votre entreprise vont dans la première ligne. La deuxième ligne contient les noms de tous les consultants professionnels auxquels vous envoyez le mémo. La troisième ligne est la date à laquelle vous souhaitez l’envoyer et la quatrième doit expliquer le sujet de la note en quelques mots, par exemple «Demande de proposition de conception Web».
Expliquez le but de votre note de consultation dans le premier paragraphe. Les mémos sont généralement concis et pertinents. Informez les consultants du type de projet dont vous avez besoin et de la recherche de propositions émanant de professionnels qualifiés.
Discutez des détails de votre projet dans les prochains paragraphes. Ces détails peuvent inclure n'importe quel budget ou délai que vous avez, à quelle date vous souhaitez recevoir les propositions, ce que vous souhaitez inclure dans les propositions et le processus que vous utiliserez pour sélectionner un consultant.
Indiquez vos coordonnées au début du dernier paragraphe. Indiquez aux consultants quel est le meilleur moyen de vous contacter et comment vous préférez recevoir les informations que vous demandez, par exemple par courrier ou par courrier électronique. Rappelez aux consultants la date limite pour répondre. N’oubliez pas de remercier les consultants pour leur temps.
