Accueillir une conférence est une entreprise de grande envergure qui met vos capacités de marketing à rude épreuve. L'utilisation des brochures de la conférence peut aider à transmettre les informations relatives à votre conférence à autant d'individus et d'entités ciblés que nécessaire pour atteindre un taux de participation satisfaisant. Une excellente brochure de conférence doit expliquer en quoi consiste la conférence, mettre en évidence les événements et les attractions et détailler les coordonnées. S'assurer que toutes les informations sont précises et faciles à comprendre est un moyen sûr d'attirer l'attention de votre conférence.
Faites une liste des données clés concernant la conférence. Notez le nom de la conférence, la date, le lieu et l'heure de son déroulement. Rassemblez des détails spécifiques sur le lieu ou les installations de conférence.
Créez une liste mettant en évidence la conférence. Divisez les informations en fonction des jours ou des créneaux horaires, en fonction de la durée de la conférence. Par exemple, si la conférence est un événement d'un jour, répertoriez tous les événements par créneau horaire. Pour une conférence de plusieurs jours, organisez des événements par jour et par heure.
Finalisez la liste des conférenciers invités ou invités qui assisteront à votre conférence. Inclure des photographies et des biographies miniatures de tous les orateurs et invités à utiliser dans la brochure de la conférence pour mettre davantage en valeur les événements. Répertoriez les orateurs et les invités en caractères gras pour se concentrer sur leur présence pendant la conférence.
Créez une section, de préférence à utiliser sur la dernière page, de toutes les informations de contact et d'inscription pertinentes pour la conférence. Indiquez le nom et l'adresse exacts de l'installation de conférence, indiquez les heures de la conférence et précisez les dates finales pour l'enregistrement de la conférence. Répertoriez les informations de contact des participants et assurez-vous d’inclure les numéros de téléphone et les adresses électroniques pour vous inscrire. Indiquez également l'adresse de votre site Web dans cette section.
Organisez la brochure en imprimant toutes les informations et en utilisant un morceau de carton ou du papier cartonné pour créer une maquette de la brochure. Faites ceci pour que le texte et les graphiques commencent. Inclure une section pour la couverture de la brochure, les pages intérieures et la couverture arrière. Réduisez au minimum la taille totale de la brochure et ne dépassez pas une mise en page d'une page ou une brochure à trois volets. La première page peut simplement indiquer le nom de la conférence, les dates et les sponsors. Utilisez les pages intérieures pour répertorier les événements, les sessions, les conférenciers et les informations sur les événements. Réservez toute la dernière page pour des informations concernant l'enregistrement.
Ajoutez des couleurs et modifiez les polices dans la mise en page pour augmenter la visibilité et le caractère unique de votre brochure de conférence. Présentez à nouveau la brochure en utilisant les couleurs variées jusqu'à obtenir le résultat souhaité.
Faites imprimer les brochures et demandez une copie numérique à l’imprimeur. Téléchargez une copie de la brochure de la conférence sur votre site Web et sur vos réseaux sociaux, ou utilisez-la dans le marketing par courrier électronique pour atteindre un public encore plus vaste.
Conseils
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Commencez à créer votre brochure bien avant que vous ayez besoin de la version finale pour l’imprimante.
Attention
N'imprimez pas de brochures avant d'avoir obtenu la confirmation finale de la disponibilité des lieux, des invités spéciaux ou des conférenciers.
