Le but d'une brochure de conférence est d'attirer des délégués à un événement et de leur faire connaître le programme de la conférence. La brochure doit donc contenir des informations sur le lieu, les intervenants, les préparatifs de voyage et d’autres faits essentiels. La copie doit être claire, informative et persuasive, afin d’encourager les lecteurs à réserver leur place afin d’en tirer des avantages personnels ou professionnels. Une introduction d’un conférencier éminent ou d’un haut responsable donne un aperçu utile de l’événement, ainsi que la bienvenue aux futurs délégués.
Public cible
Les organisateurs de la conférence orientent leurs événements vers des groupes spécifiques. Informez-vous donc davantage sur le public cible afin de vous assurer que la brochure offre des avantages pertinents. L'auditoire peut être aussi divers que des enseignants, des cadres supérieurs de l'industrie automobile ou des membres du public intéressés par la musique country. Pour trouver des informations sur l'audience, demandez aux organisateurs les profils d'audience des événements précédents. Les organisateurs interrogent leurs publics, demandent des informations démographiques ou commerciales et publient des profils afin de démontrer la qualité de leurs événements aux délégués, aux présentateurs et aux sponsors.
Avantages pour les délégués
La brochure doit fournir aux délégués d’importants avantages pour leur participation. Les délégués d’affaires doivent pouvoir justifier de leur congé, et les participants privés veulent savoir qu’ils en auront pour leur argent. Identifiez les avantages pour le public cible. La conférence peut être une occasion unique d'entendre des conférenciers de renommée mondiale, d'assister à des démonstrations des derniers produits ou d'améliorer leurs compétences en assistant à des sessions de formation de haute qualité. Les avantages peuvent être moins tangibles, tels que l’opportunité de réseauter avec d’autres personnes dans un secteur, peut-être avec l’objectif de décrocher un emploi ou de réaliser une vente.
Informations logistiques
Des informations complètes sur la logistique de la conférence sont essentielles. Selon l'American Conference Institute, les questions fréquemment posées par les délégués à la conférence couvrent des sujets tels que l'enregistrement et le paiement, les arrangements de voyage et de restauration, l'hébergement et les annulations. Pour faciliter l’inscription des lecteurs à l’événement, indiquez les détails complets de l’inscription. Indiquez les coûts de participation, y compris les éventuelles réductions pour une inscription anticipée. Indiquez les coordonnées des lecteurs qui pourraient avoir besoin d'informations supplémentaires et informez les délégués du moment où ils recevront des packs de bienvenue.
Programme de la conférence
Établissez le programme de la conférence avec les horaires et les détails de chaque session pour aider les délégués à planifier leur temps de conférence. Informez les délégués du format de la conférence, qui pourrait inclure des présentations, des tables rondes, des ateliers et des expositions. Les biographies des présentateurs aident les délégués à choisir les sessions auxquelles ils souhaitent assister et indiquent le statut ou la qualité de l'événement.
Maintenir la communication
La brochure de la conférence n’est qu’un élément d’un programme de marketing pré-conférence. Selon Inc., publier des informations et des nouvelles de l'événement sur les médias sociaux contribue à maintenir l'intérêt à l'approche de l'événement. Les annonces concernant des intervenants supplémentaires ou des événements spéciaux, par exemple, peuvent créer un buzz autour de l’événement et réduire le risque de décrochage des délégués.
