Vous n'êtes pas satisfait d'un produit ou d'un service particulier. Au lieu de vous plaindre à vos amis et à votre famille, agissez et rédigez une lettre de plainte. En plus de servir de dossier permanent à votre grief, une lettre de plainte bien écrite peut motiver la société en charge du produit ou du service pour vous assurer que vous et les autres clients ne rencontrez pas ces problèmes à l'avenir. Créez une lettre professionnelle bien formatée qui donne des résultats positifs.
Articles dont vous aurez besoin
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Pour rédiger une lettre de plainte, vous aurez besoin des éléments suivants:
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Factures et reçus
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Papier de qualité supérieure
Créez votre lettre en utilisant le format de bloc complet, qui est préféré par la plupart des entreprises aux États-Unis. Justifier à gauche toutes les parties de la lettre. Vous pouvez insérer deux points ou une virgule après la salutation et une virgule après la clôture. Sinon, vous pouvez omettre la ponctuation.
Commencez la date de 6 à 10 lignes sous l'en-tête ou l'en-tête. Utilisez le format américain, par exemple, le 15 janvier 2011.
Laissez quatre à six lignes entre la date et l'adresse intérieure. Inclure le nom de la personne de contact et le titre de l'entreprise. Téléphonez au standard de la société et demandez le nom et le titre du responsable approprié. Confirmez l'orthographe correcte de son nom. Si vous ne pouvez pas identifier un nom, utilisez un titre approprié, tel que "Gestionnaire du service clientèle".
Laissez deux lignes vides et entrez la salutation. Ne pas utiliser "Cher Monsieur ou Madame" ou "À qui de droit." Utilisez le nom de famille du destinataire avec le titre personnel approprié. Si vous n'êtes pas sûr du genre, utilisez "Cher Chris Smith".
Double espace et commence le corps de la lettre. Utilisez au moins trois paragraphes pour la lettre en laissant un double espace entre eux. Au fur et à mesure que vous rédigez votre lettre, reportez-vous aux factures ou autres documents que vous avez reçus de la société. Assurez-vous que tous les noms de produits, prix et autres détails sont exacts.
Commencez sur une note positive. Utilisez le premier paragraphe pour mentionner votre fidélité au nom de marque ou à l’entreprise. Par exemple, "j'ai toujours aimé acheter des meubles dans votre magasin. J'apprécie les merveilleux conseils que j'ai reçus de votre décorateur en magasin et suis très à l'aise avec tous mes achats."
Utilisez le deuxième paragraphe pour inclure tous les détails que le lecteur doit connaître pour traiter votre plainte. Par exemple, "Le 25 février 2011, j'ai commandé une housse de couette (commande n ° 5768, imprimé floral bleu, format queen) dans votre catalogue en ligne. Deux semaines plus tard, j'ai reçu la housse de couette. Après l'avoir déroulée, j'ai découvert un odeur métallique, qui a persisté après deux lavages en machine. Ci-joint une copie de l’ordre d’expédition. " N'envoyez pas de copies originales des reçus ou d'autres documents.
Indiquez vos attentes dans le troisième paragraphe. Par exemple, "Etant donné que la fonction vapeur du fer à repasser ne fonctionne pas correctement, j'attends un remboursement complet et immédiat de 52,38 $ plus les frais de port que j'ai payés pour le retour du fer. J'attendrai votre réponse pendant 4 semaines. Si je n'entends pas de votre part, je contacterai le Bureau d’éthique commerciale."
Laissez deux lignes vierges et entrez une clôture complémentaire appropriée, telle que "Cordialement" ou "Sincèrement". Laissez quatre à six lignes vides pour votre signature. Directement en dessous, entrez votre signature dactylographiée.
Double espace et entrez dans la ou les enceintes.
Conseils
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Utilisez du papier de qualité supérieure. Créez un en-tête comprenant votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Rédigez des paragraphes courts et gardez la longueur de la lettre à une page. Utilisez la fonction Aperçu avant impression de votre programme de traitement de texte pour vérifier le positionnement vertical de la lettre. Si nécessaire, ajustez l'espacement. Demandez à un ami ou à un parent de confiance de relire votre lettre. En plus de vérifier les fautes d'orthographe, de ponctuation et grammaticales, votre ami ou votre parent doit s'assurer que le ton de la lettre est approprié.
