Bien que beaucoup de gens considèrent les réunions comme une perte de temps, elles constituent un moyen efficace de partager des informations, de suivre l'avancement d'un grand projet et d'améliorer la communication entre les membres d'une équipe. Il est important que toutes les personnes impliquées assistent à la réunion et arrivent à temps pour éviter les retards inutiles. Un moyen efficace d’inviter les personnes concernées à se présenter à l’heure consiste à envoyer à tous un rappel de la réunion à venir quelques jours avant l’organisation prévue.
Envoyez un courrier électronique à tous les participants à la réunion quelques jours avant la réunion.
Entrez les adresses électroniques de toutes les personnes devant participer dans le champ "À" du modèle de courrier électronique, puis commencez à composer votre message.
Inclure des détails importants tels que la date, l'heure et le lieu. Vous pouvez également joindre un ordre du jour s'il en existe un. Cela aidera les participants à se préparer pour la réunion.
Si la réunion ne concerne que quelques personnes, vous préférerez peut-être envoyer un message texte à tout le monde. Cela alerte les participants de la réunion planifiée et envoie les détails directement sur leur téléphone portable. Ainsi, ils peuvent vérifier des détails tels que l'heure et le lieu de la réunion en appuyant simplement sur un bouton, où qu'ils se trouvent. (Assurez-vous que le numéro de téléphone cellulaire de chacun est correct. Les messages envoyés accidentellement à une ligne terrestre ne seront pas reçus.)
