Les lettres de rappel sont utiles pour contacter les clients qui ont peut-être oublié de payer une facture, ainsi que pour contacter des personnes afin de leur rappeler un rendez-vous ou un événement. Pour les clients qui utilisent souvent le courrier électronique, vous pouvez envoyer un courrier électronique de rappel, ce qui est un moyen très pratique de les contacter rapidement. Les lettres en ligne requièrent une attention particulière pour chaque mot afin de vous assurer que votre lettre ne semble pas agressive ou grossière, et une grammaire correcte est indispensable.
Vérifiez l'exactitude des informations que vous souhaitez rappeler à la personne. L'envoi d'un rappel de collecte contenant des informations inexactes peut créer de la confusion et éventuellement provoquer la colère d'un client. Les rappels de rendez-vous et d'événement doivent également inclure des informations précises pour garantir que les personnes prendront rendez-vous ou assisteront à cet événement à la demande.
Reconnaissez la possibilité que vos informations soient incorrectes ou que le client ait déjà envoyé le paiement. Une déclaration indiquant que vous ne pouvez consulter que vos propres archives et que vous ne disposez d'aucune autre information à laquelle vous pouvez vous référer peut aider la personne qui lit la lettre à comprendre votre objectif de votre point de vue. Reconnaître si la partie a récemment envoyé un paiement et que ce paiement n’est pas reflété dans la lettre limitera une réponse fâchée du destinataire de la lettre de rappel.
Soyez courtois et traitez le client comme vous voudriez être traité, si on vous envoyait une lettre de rappel. Les oublis, les erreurs de calcul et les circonstances atténuantes se produisent dans la vie de chacun. Les commentaires trop grossiers ou irrespectueux dans une lettre de rappel financier ne vous aideront pas à obtenir l'argent de la personne à qui vous envoyez la lettre. Au lieu de cela, gardez la lettre précise et ne discutez que des détails du compte avec courtoisie - en évitant les remarques grossières ou blessantes.
Inclure les informations de facturation originales lors de l'envoi d'une lettre de rappel demandant le paiement. De nombreux clients demanderont à voir la facturation d'origine s'ils ont oublié à quoi sert ce compte. Pour gagner du temps, incluez la facture originale dans la lettre de rappel au client. Les informations de facturation d'origine peuvent constituer un lien vers le compte du client en ligne lorsque vous envoyez une lettre de rappel par courrier électronique.
Demander une réponse. Demander une réponse du client peut inclure une demande de versement du paiement, un appel téléphonique de retour, une réponse par e-mail ou la saisie des informations de contact correctes et leur retour. En demandant une réponse courtoise au client, vous êtes plus enclin à lui permettre de discuter du compte et d’obtenir un paiement de la part du client.
Fournir des informations de contact pour vous atteindre. Assurez-vous que toutes vos informations de contact figurent dans l'e-mail de rappel. Une adresse physique ou une adresse postale peut ne pas suffire; inclure email, site web, numéros de téléphone et de fax pour donner au client le plus de moyens possibles pour vous contacter.
