Les gens mènent des vies occupées et ne se souviennent pas toujours du moment où ils doivent faire quelque chose. L'envoi de lettres de rappel au sujet d'une date limite peut simplement être une courtoisie professionnelle ou peut faire partie de votre système de comptes. Le ton de ces lettres dépend de la raison pour laquelle vous envoyez un rappel. Par exemple, vous utiliserez un ton de soutien si vous rappelez aux parents très occupés la date limite pour s'inscrire au camp d'été. Une lettre commerciale menaçant de poursuites judiciaires si une facture n'est pas payée nécessite une approche différente. Des lettres de rappel efficaces sont envoyées bien avant la date limite pour donner au destinataire le temps d'agir.
Écrivez la lettre avec un ton de conversation si la lettre est censée être un rappel amical. Pour une lettre amicale, utilisez le premier paragraphe pour commencer la lettre de manière légère, par exemple en faisant une observation sur la fin du printemps, ce qui signifie que la date limite pour s'inscrire au camp d'été approche à grands pas. Pour une lettre d'affaire sévère, précisez immédiatement pourquoi vous écrivez et pourquoi le destinataire doit répondre à la lettre.
Commencez le deuxième paragraphe en indiquant clairement la date limite. Donnez des informations claires et précises sur la date limite, comme le mercredi 7 décembre à 17 heures. ET. L'heure est facultative mais utile dans certains cas.
Fournissez des instructions claires sur la manière de respecter le délai. Possibilités, dont l'envoi d'un paiement pour qu'il soit reçu au plus tard à la date limite, ou l'inscription en ligne à une fonction avant la date limite. Répertoriez d’autres informations pertinentes telles que le montant du paiement dû ou d’autres informations nécessaires pour mener à bien la tâche.
Dites au destinataire les conséquences pour avoir manqué la date limite. Par exemple, indiquez que les personnes qui s'inscrivent après la date limite paieront des frais plus élevés ou qu’il n’existe aucune disposition prévoyant une inscription tardive.
Terminez avec une fermeture gratuite telle que «Cordialement» ou «Cordialement».
