Les activités de collecte constituent une nécessité désagréable dans les coulisses lorsque quelqu'un vous doit de l'argent, à vous ou à votre entreprise, et ne semble pas disposé à payer. Plutôt que de vous lancer dans un jeu d’étiquette téléphonique fastidieux et infructueux avec une personne qui a toutes les raisons d’éviter vos appels, écrivez une lettre sérieuse et sérieuse comme un rappel tangible de la dette. Les courriers électroniques peuvent prendre moins de temps et prendre moins de temps que de l'encre sur papier, mais le fait que vous fassiez un effort pour communiquer par la poste souligne votre intention sincère et sérieuse de sécuriser le paiement.
Articles dont vous aurez besoin
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En-tête de lettre
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Copie de la facture
Créez votre lettre sur l'en-tête officiel de l'entreprise ou de l'organisation à laquelle le retardateur doit le paiement. Si aucun en-tête de ce type n'existe, ouvrez la lettre avec votre nom et adresse, ou ceux de votre organisation. Suivez ces informations avec le nom complet et l'adresse de la personne ou de l'entité qui vous doit le paiement. Indiquez le numéro de compte du bénéficiaire et le numéro de facture ou de transaction avant la salutation qui identifie le destinataire.
Utilisez une salutation personnelle formelle. Adressez le destinataire en indiquant "Chère Mme Jones" ou "Cher M. Smith". Commencez par «À qui de droit» si vous n'avez pas les coordonnées complètes d'un particulier.
Maintenez un ton professionnel, cordial et optimiste, même si vous ressentez un profond sentiment de frustration. Concentrez votre prose sur l'idée que le bénéficiaire a oublié votre facture et a simplement besoin d'un rappel pour effectuer le versement approprié.
Indiquez le montant et la nature de la dette, y compris tous les détails de l’achat ou du service pour lequel elle paie. Indiquez les dates de transaction et de livraison, ainsi que toute autre information d'identification.
Indiquez ce que vous attendez de l'expéditeur, y compris le délai dans lequel vous attendez le paiement. Clarifiez les pénalités, y compris les intérêts ou les frais de retard, déjà appliqués ou qui s'appliqueront.
Indiquez vos coordonnées pour que l'expéditeur puisse vous contacter afin de clarifier la situation ou de demander une extension de paiement. Indiquez votre numéro de téléphone direct et votre adresse électronique, même s’ils figurent sur le papier à en-tête. Fermez avec vos remerciements pour l’attention immédiate de l’envoyeur et une réaffirmation de la valeur que vous accordez à votre relation de travail ou d’affaires.
Conseils
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Le vieil adage selon lequel "vous attraperez plus de mouches avec du miel qu'avec du vinaigre" s'applique abondamment aux rappels de paiement. À moins que cette lettre ne représente une demande finale, laissez de la place à la possibilité que la facture soit égarée ou que l'expéditeur ait subi un incident qui aurait gêné son attention sur les détails du paiement.
Joignez une copie de la facture ou du relevé concerné. Si vous incluez une enveloppe pré-adressée pour l'envoi, mentionnez-la dans votre lettre.
Attention
Si votre lettre décrit les mesures spécifiques que vous envisagez de prendre dans le cadre d'un effort de recouvrement, y compris une procédure devant une cour des petites créances ou d'autres mesures, soyez prêt à donner suite aux mesures que vous décrivez.
