Le loyer est une dépense commune pour une entreprise. Le loyer peut être calculé de différentes manières, en fonction de la configuration. Dans certains cas, une entreprise aura un accord avec un propriétaire pour le loyer différé, souvent parce que le propriétaire a offert un ou plusieurs mois gratuits au tout début du bail du locataire. Vous pouvez voir cela dans le bilan de l'entreprise comme un «passif de loyer différé», qui explique simplement comment le comptable a réparti les paiements au cours d'une période donnée afin de faciliter la budgétisation.
Qu'est-ce que la responsabilité locative différée?
Si vous signez un bail sur un appartement et que le premier mois est gratuit, vous profiterez simplement d’un mois sans paiement de loyer. Mais ce n’est pas si facile pour une entreprise, surtout si ce loyer gratuit s’étend sur plusieurs mois. Les entreprises doivent afficher leurs dépenses de fonctionnement mensuelles pour diverses raisons. Pour simplifier les choses, les comptables utilisent un élément appelé passif de loyer différé, qui consiste à diviser par 12 le loyer d’une année entière afin de générer un paiement mensuel du loyer au bilan.
Les comptables qualifient parfois ce type de comptabilité de comptabilité linéaire, ce qui signifie simplement que les loyers sont égalisés sur la durée du contrat de location. Un concept similaire s'applique à la facturation budgétaire que les entreprises de services publics proposent à leurs clients. Au lieu d’avoir une facture qui varie d’un mois à l’autre, vous pouvez choisir d’avoir votre facture estimée et sa moyenne établie au cours d’une année. Il est ainsi plus facile d’atteindre le budget mensuel de votre ménage, car vous saurez combien va votre facture d’électricité ou d’eau chaque mois. Le même principe s'applique à la budgétisation des entreprises.
Loyer différé et paiements inégaux
Cette forme de comptabilité peut également être appliquée si une entreprise traite des paiements mensuels inégaux. Par exemple, le propriétaire peut vous accorder un rabais en décembre pour tenir compte des nombreux jours où votre bureau sera fermé pendant les vacances. Si votre entreprise doit libérer l'espace pendant un certain temps en raison de dommages à la construction ou à la construction, votre propriétaire peut renoncer à votre loyer pendant cette période, vous obligeant à recalculer votre budget pour l'année.
Les dépenses cachées peuvent également rendre les paiements de loyer inégaux, ainsi qu'imprévisibles. Malheureusement, cela peut compliquer la budgétisation du montant adéquat pour le loyer, car des dépenses telles que les frais d’entretien des bâtiments peuvent fluctuer avec le temps. Pour cette raison, une entreprise peut arrondir ce chiffre afin de s’assurer que le budget inclut les frais supplémentaires générés d’un mois sur l’autre.
Le loyer augmente avec le temps
Vous pouvez avoir un contrat de location pour lequel vous savez à l’avance que le loyer augmentera d’un certain montant. La première année peut être fixée à un taux, par exemple une augmentation de 5% une fois que vous avez atteint la fin de cette période. Si, toutefois, votre contrat de location court du 1 er août au 31 juillet et que votre exercice va du 1 er janvier au 31 décembre, vous ferez face à une augmentation de loyer de cinq mois, ce qui créera une disparité. Comme vous le feriez si vous aviez reçu des mois gratuits au début de votre contrat de location, vous devrez calculer le loyer mensuel en fonction du total des paiements de loyer de l’année. Cela signifie qu'au début de chaque année, vous devrez examiner de près votre contrat de location pour identifier les éventuelles augmentations pouvant entrer en vigueur au cours de cette année, puis budgétiser vos paiements mensuels en conséquence.
Pourquoi les entreprises ont-elles recours à la responsabilité locative différée?
Le budget d’une entreprise montre ses efforts pour rester aussi positif que possible tout au long de l’année. Le bilan montrera les actifs - tout ce que l’entreprise possède, depuis sa trésorerie jusqu’à son équipement et ses stocks - ainsi que les passifs, qui comprennent les nombreuses dépenses engagées par une entreprise dans le cadre de ses activités. L’objectif de toute entreprise est de montrer que ses actifs sont suffisamment solides pour dépasser les nombreux passifs qu’elle accumulera naturellement au fur et à mesure de sa croissance.
Lorsque les loyers fluctuent d’un mois à l’autre, il peut être difficile de déterminer avec précision le passif mensuel d’une entreprise. La soirée rend les choses plus prévisibles. Peut-être encore plus avantageux est-il que, grâce au loyer dégressif, les entreprises peuvent profiter des reports qu'elles ont tout au long de l'année. Ainsi, si une entreprise verse 1 000 dollars par mois, mais a trois mois gratuits au début, elle peut déduire 3 000 dollars du total, puis la répartir au cours de la première année. Cela montre un passif mensuel pour le loyer qui est nettement inférieur à ce qu’il aurait été sans ce rabais. Une entreprise cherchant du financement ou fournissant des données financières aux actionnaires pourrait en sortir plus positive grâce à ce coût mensuel moins élevé.
Quel est le calcul du loyer différé?
Le calcul du loyer différé nécessite une formule assez simple pouvant être appliquée chaque année. Lorsque vous déterminez le budget de l’année prochaine, il vous suffit de comptabiliser chaque coût lié au loyer pour les douze mois. Si votre agent de crédit-bail n’inclut pas tous les frais supplémentaires dans un seul paiement de loyer, additionnez-les également. Si vous avez un bail net net, où vous payez un loyer, des taxes foncières et des primes d'assurance, ajoutez toutes ces taxes et primes à vos paiements annuels. Donc, si vous payez 1 000 $ par mois pour le loyer et 200 $ par mois pour les taxes et l’assurance, multipliez 1 200 $ par 12 pour obtenir un loyer annuel de 14 400 $. Si, toutefois, votre locateur a offert trois mois de loyer gratuitement à titre d'incitation au déménagement, déduisez 3 000 $ de ce total pour obtenir 11 400 $, puis divisez ce chiffre par 12, ce qui porte le coût de votre loyer mensuel, de votre assurance et de vos impôts fonciers à 950 $. réduction notable par rapport au montant initial de 1 200 dollars par mois.
Comment fonctionne le loyer différé
Lorsque le loyer est annulé pour une période initiale après l’emménagement, votre équipe de comptabilité le traitera comme un crédit aux fins de la comptabilité. Ainsi, si vous emménagez le 1 er août et que votre loyer est gratuit jusqu'au 1 er décembre, vos comptables créeront essentiellement un compte de passif et traiteront le loyer impayé comme un crédit sur ce compte. Lorsque le 1er décembre arrive et que vous êtes responsable du montant total, une partie de ce loyer impayé sera affectée, ainsi que l’argent que vous avez calculé et que vous payez après le rabais.
Si votre loyer mensuel est de 1 000 $ et que le loyer des trois premiers mois est gratuit, votre loyer est de 12 000 $ pour l'année, soustrayez 3 000 $, car les trois premiers mois sont gratuits. Votre calcul indique que vous payez 12 000 $ moins 3 000 $ ou 9 000 $, ce qui divise par 12, ce qui ne représente que 750 $ par mois. Mais votre propriétaire s'attend à recevoir 1 000 $, et non 750 $, de sorte que les 250 $ supplémentaires proviennent du compte de passif créé par votre comptable le 1 er août. Vous retirerez 250 $ de ce compte chaque mois pendant trois mois, puis vous commencerez à payer le plein montant de 1 000 $. de votre budget régulier.
Baux bruts de service complet
Les fluctuations peuvent en réalité être évitées dans la négociation du bail. Le type de bail le plus populaire est le bail brut à service complet, également appelé brut modifié ou net modifié. Avec ce type de bail, le propriétaire et le locataire se partagent les frais d'exploitation, qui sont ensuite regroupés dans le loyer mensuel. Cela facilite la comptabilisation du loyer au cours de la durée du bail, car il ne va pas augmenter ou diminuer à mesure que les dépenses changent. Vous aurez toujours besoin de comptabiliser le loyer différé si vous avez droit à un mois ou deux au début de votre bail, mais une fois que vous êtes bloqué dans un bail, vous pourrez compter sur cette dépense mensuelle jusqu'à la fin du bail. la fin du terme, lorsque le montant peut être augmenté si votre locateur choisit.
L’un des inconvénients de la location brute à service complet est que, si les coûts d’exploitation sont inférieurs à ceux initialement calculés, votre loyer ne sera pas réduit. À moins que votre agent de crédit-bail ne soit particulièrement généreux, vous ne constaterez probablement même pas une baisse de vos coûts de loyer lorsque vous arriverez à la fin de votre contrat de location. En revanche, si les coûts augmentent soudainement au cours de l’année, le montant que vous payez n’augmentera pas. Mais il est probable que votre propriétaire examinera ce que vous avez payé et augmentera le montant une fois la durée du bail écoulée.
Comptabilisation du loyer différé à court et à long terme
Ajoutons encore à cela le fait que les reports de loyer peuvent être classés comme étant à court ou à long terme. Dans certains cas, les comptables divisent les loyers en dépenses courantes et non courantes, car les loyers non courants ne seront pas utilisés au cours de la période budgétaire en question. En d’autres termes, tout ce que vous paierez l’année prochaine est un problème pour l’année prochaine et est donc classé comme une dépense à long terme. Pour cette raison, vous n'incluez pas d'augmentation de loyer sur cinq ans l'année prochaine lorsque vous établissez le budget de cette année, même si vous savez qu'il est à venir. Au lieu de cela, divisez les loyers sur 12 mois en vous basant uniquement sur le montant que vous allez payer pour la durée de votre budget.
Faire face à des taux croissants
La meilleure chose à propos de la surveillance étroite des paiements de loyer sur votre bilan est que vous surveillez de près les dépenses. Les dépenses de l'année de base peuvent facilement vous tromper, car la plupart des baux sont fixés à un certain prix la première année pour voir si cela couvre tout. Il n’est pas rare que les locataires voient leur loyer d’espace commercial augmenter au cours de la deuxième année uniquement en raison du fait que les dépenses d’exploitation de la première année ont été plus élevées que prévu.
Si vous remarquez que le loyer de votre entreprise augmente considérablement avec votre bail de deuxième année, demandez à votre propriétaire de vous montrer une copie de ces frais d’exploitation. De préférence, vous obtiendrez une ventilation de tout ce que vous payez chaque mois dans le cadre de ce paiement de loyer. Vous êtes toujours libre d’emmener votre bureau ailleurs, mais déménager peut coûter cher. C’est pourquoi il vous sera utile de discuter avec le propriétaire de la possibilité de négocier l’augmentation afin de bénéficier d’un bon taux.
Loyer et acquisitions reportés
À un moment donné dans la vie d’une entreprise, une autre entreprise peut faire une offre d’achat. Si cette offre est acceptée, l’équipe comptable de la société acquérante voudra des données financières, l’acheteur assumant l’ensemble des actifs et des passifs de la société qu’il acquiert. Lorsque cela se produit, les loyers reportés au bilan peuvent compliquer les choses, surtout si les termes du contrat de location signifient que le loyer augmentera au cours des mois suivants. Si cette augmentation place le loyer au-dessus du taux du marché, la société acquérante a un passif sur ses mains.
Lorsqu'un tel passif apparaît dans le budget, une société acquérante a une décision à prendre, qui est souvent guidée par les conseils de l'équipe comptable. Dans ce cas, il peut être avantageux de changer de bureau, même si cela vous coûtera de l'argent. La meilleure chose à faire est de déterminer le taux du marché et d'effectuer une comparaison des coûts, puis de présenter les informations aux parties appropriées.
