Si votre entreprise exige que vous gardiez une trace de tout, des détails majeurs concernant un client aux problèmes apparemment mineurs, apprendre à rédiger un mémo dans un fichier vous sera bénéfique. Cela peut vous aider dans les affaires quotidiennes.Par exemple, si une personne du bureau de votre client vous appelle ou vous envoie un courrier électronique vous demandant de modifier le plan, écrivez un mémo dans le dossier au cas où une autre partie remettrait en question vos actions ultérieurement. Les mémos au dossier sont impératifs pour les dossiers légaux, médicaux ou autres dossiers très sensibles qui pourraient aussi être utilisés plus tard devant les tribunaux.
Ouvrez Microsoft Word. Dans le menu "Fichier", cliquez sur "Nouveau". Le "volet des tâches du nouveau document" s'ouvrira à droite.
Cliquez sur "Sur mon ordinateur", situé dans la section "Modèles". La boîte de dialogue "Modèles" s'ouvre. Cliquez sur l'onglet "Mémos". Cliquez sur "Assistant Mémo" puis cliquez sur "OK". L'assistant "Mémo" va commencer.
Cliquez sur Suivant." Sous "Quel style voulez-vous", choisissez "Professionnel" et cliquez à nouveau sur "Suivant". Sous "Voulez-vous inclure un titre", choisissez "Oui" et tapez "Mémo dans un fichier". Cliquez sur Suivant."
Choisissez "Date", "De" et "Sujet" sous "Quels éléments souhaitez-vous inclure" et entrez les informations correspondantes. La date doit être la date de l'événement, par exemple un appel téléphonique ou un courrier électronique. Cela devrait provenir de votre nom ou de celui de votre superviseur, et le sujet devrait être une brève description de l'événement, telle que "Changement de lieu".
Cliquez sur Suivant." Dans la section "À", sélectionnez "Fichier". Décochez la case "CC". Cliquez à nouveau sur "Suivant". Ajouter des éléments de fermeture et cliquez sur "Suivant", puis cliquez sur "Terminer". Entrez vos notes dans la partie inférieure du formulaire de mémo.
Imprimez le mémo et archivez-le dans le dossier du client. Enregistrez également une copie électronique, si tel est le processus de votre entreprise.
Conseils
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Rédigez votre mémo dans un fichier dès que possible après l’incident ou la conversation. Cela vous aidera à vous rappeler plus précisément les détails.
Attention
Ne tapez jamais rien de désobligeant dans un mémo dans un dossier qui ne soit pas basé sur des faits. Indiquer que Mme Smith semblait fâchée est approprié. Ecrire que Mme Smith a toujours une attitude désagréable ne l’est pas.
