La gestion des documents est une fonction essentielle des entreprises, des organisations à but non lucratif, des agences gouvernementales, des organismes sociaux, des secteurs médical, commercial, financier, des écoles, des collèges et universités et de tout autre type d’entités générant des informations devant être conservées pendant un laps de temps défini. Les ménages individuels doivent également pratiquer une bonne gestion des documents. La gestion des documents est en outre un processus systématique, organisé, planifié et contrôlé de gestion ou de suivi du cycle de vie des documents. Un enregistrement peut être un objet en papier tangible ou sous forme numérique ou électronique. Les dossiers peuvent être conservés sur des documents financiers, médicaux, informatifs, formels, de bureau, sur la paie, des formulaires gouvernementaux et des courriels, parmi des centaines d'autres types de documents. La gestion des enregistrements concerne les trois phases du cycle de vie des enregistrements: la création ou la réception d'un enregistrement; la maintenance, le stockage en toute sécurité, la récupération ou l'utilisation générale d'un document; la disposition d'un disque.
Création de records
La création ou la réception des enregistrements est ce qui crée la demande de gestion des enregistrements. Qu'il s'agisse d'une demande d'emploi, d'une facture ou d'un rapport de contrôle des stocks, une fois que l'enregistrement a été créé, toutes les autres opérations ou fonctions de gestion associées à cet enregistrement doivent être utilisées. Une des fonctions du processus de gestion des enregistrements est de déterminer le flux de l’enregistrement une fois qu’il a été créé ou reçu. Qui doit voir le dossier? Où le dossier va-t-il après que tout le monde a consulté le dossier ou agi (par exemple, l'enregistrement d'un paiement sur un compte)? Qui est responsable de la sécurité du stockage du document? Toutes ces questions nécessitent des réponses bien communiquées.
Mise à jour des enregistrements
Maintenir l'enregistrement implique de développer des opérations pour stocker l'enregistrement. Un certain nombre de considérations doivent être prises en compte lors du stockage des enregistrements, notamment la mise à disposition du document pour qu'il puisse être récupéré par ceux qui doivent référencer les informations ou avoir accès à la nature personnelle du document. L’autre côté de la mise à disposition de l’enregistrement concerne les personnes qui ne peuvent pas accéder à l’enregistrement. Lorsque le document est épuisé, il est essentiel, pour une bonne gestion des documents, de disposer d’un système permettant de déterminer qui détient le document, où il a le document et à quel moment il a l'intention de le restituer. La restitution appropriée des documents est également une partie importante du système de gestion des documents. Le stockage sécurisé des enregistrements peut inclure le stockage de copies numériques de chaque enregistrement en dehors des locaux dans un autre bureau ou dans un coffre-fort à la banque. Les documents doivent être conservés dans un endroit sec et frais pour éviter d’endommager les copies papier ou électroniques. Les processus d'archivage font partie de la phase de maintenance de la gestion des documents. Déterminer quand un enregistrement devient éligible pour l'archivage fait partie de la gestion des enregistrements. La sélection de l'endroit où les enregistrements sont archivés et de la durée de leur archivage fait également partie de cette fonction. Certains documents, tels que les documents historiques, peuvent être conservés pour la vie et parfois au-delà de la société. Pour les villes, les États et les cantons, il peut être nécessaire de conserver des archives historiques pour une durée indéterminée.
Disposition des dossiers
L'élimination des documents dans les délais impartis est essentielle. L'élimination de la plupart des dossiers doit être complétée par déchiquetage. Les éléments à prendre en compte lors de l’élimination comprennent la détermination de la durée de conservation de l’enregistrement. La durée de conservation des enregistrements dépend de la nature de l'enregistrement. Une partie de l'enregistrement des enregistrements est dictée par les réglementations gouvernementales telles que les enregistrements fiscaux, d'autres par les banques pour la gestion des prêts et d'autres par des directives légales telles que les documents de constitution en société. Cela implique également de déterminer comment les dossiers sont éliminés, par exemple en les déchiquetant au sein de l'entreprise ou en faisant appel à une entreprise externe pour les déchiqueter, et la mise en place d'un système de suivi de l'élimination peut également être utile. Liste des documents par catégorie où ils ont été éliminés, comment ils ont été éliminés et où ils peuvent être avantageux pour la gestion des documents à long terme. En outre, la mise en place d'un mécanisme d'approbation pour la destruction des documents peut aider à garantir que tous ceux qui ont besoin de savoir le savent avant que tous les documents ne soient détruits.
Autres considérations pour la gestion des documents
Plusieurs autres options à intégrer à un système de gestion des enregistrements incluent la documentation et la communication des politiques et procédures associées à toute gestion des enregistrements, l'élaboration et la mise en œuvre de mécanismes et procédures de contrôle pour chaque phase de la gestion des enregistrements et la préservation simple et facile des systèmes de gestion des enregistrements. gérer.
Ressources pour la gestion des dossiers d'apprentissage
Des centaines de ressources sont disponibles pour apprendre à gérer efficacement les documents. Les écoles techniques, les collèges et les universités, la formation en ligne et les ouvrages de référence abondent dans les librairies locales ou les librairies collégiales qui peuvent vous aider à mettre en place un système de gestion des documents efficace et respectueux des lois. De même, vérifiez toujours auprès des réglementations locales, nationales et fédérales concernant des règles spécifiques pour la gestion des enregistrements.
