Les entrepreneurs et sous-traitants travaillant sur des projets gouvernementaux fournissent généralement une masse salariale certifiée prouvant qu'ils paient le salaire en vigueur à leurs travailleurs, comme l'exigent les contrats de construction et de services conclus avec les gouvernements fédéral, provinciaux et locaux. Le salaire en vigueur est basé sur le salaire de base local et les avantages sociaux versés aux travailleurs effectuant un travail similaire sur des projets privés ne disposant pas des fonds du contribuable.
Paie certifiée
Les entrepreneurs et sous-traitants travaillant sur des projets financés ou assistés par le gouvernement fédéral sont tenus d'envoyer chaque semaine à la Division des salaires et heures du département du Travail des informations spécifiques certifiant que les travailleurs participant au projet sont payés conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de salaires et que l'information est correcte. Fournir de fausses informations peut exposer un contractant à des sanctions civiles et pénales, notamment à des amendes et à une peine d'emprisonnement.
Législation salariale en vigueur
Au niveau fédéral, les exigences salariales en vigueur tombent sous le coup de la loi Davis-Bacon et touchent les entrepreneurs effectuant au moins 2 000 dollars de travaux destinés à la construction, à la réparation ou à la modification de travaux publics ou de bâtiments. La loi sur les contrats de services de McNamara-O'Hara s’applique aux entrepreneurs fournissant des services au gouvernement fédéral. Les actes sont administrés par la Division des salaires et des heures du Département du travail des États-Unis. Trente et un États ont établi les exigences salariales en vigueur pour les entrepreneurs ayant des exigences similaires à celles du gouvernement fédéral.
Exigences de tenue de documents
Les contractants sont tenus de conserver des informations sur chaque employé, y compris leur nom, adresse, numéro de sécurité sociale, code de classification des travailleurs, taux de rémunération horaire de base, y compris le coût des avantages sociaux tels que l'assurance maladie et l'assurance vie, et le nombre d'heures travaillées par jour et par semaine. Le total des salaires réels ainsi que les retenues sur la paie doivent être enregistrés. Des informations sur les avantages sociaux présentés par écrit aux travailleurs peuvent être nécessaires, ainsi que des informations sur les programmes de formation et d'apprentissage.
Formulaires de paie
Le formulaire WH-347 est utilisé par la division salaires et heures de travail du département américain du Travail pour les projets financés ou assistés par le gouvernement fédéral. Le formulaire comprend toutes les données de tenue d’enregistrement requises pour chaque employé, ainsi que le nom et l’adresse du contractant ou du sous-traitant qui a transmis les informations). Un contractant pourrait être invité à remplir le formulaire WD-10. Ce formulaire est volontaire et utilisé pour déterminer les salaires en vigueur dans les communautés locales. Les gouvernements des États et les administrations locales utilisent généralement les formulaires fédéraux, ou un fac-similé de ceux-ci, pour vérifier les données de paie des entrepreneurs.
