Les rapports sur l'état du projet sont des documents de contrôle pour toute personne essayant de gérer un projet, qu'il s'agisse d'un travail à une seule personne ou impliquant des centaines de personnes sur plusieurs sites. Le rapport sur l'état du projet sert de résumé concis de l'avancement du projet, de la date d'achèvement prévue et des mesures qui ont été prises depuis la création du dernier rapport sur l'état du projet. Il aide les responsables à garder les tâches sur la bonne voie et à identifier les problèmes suffisamment tôt pour générer des solutions significatives.
Résumé du projet
Un rapport sur l'état du projet commence généralement par une brève description des éléments importants du projet. Ce paragraphe ou bloc identifie le nom du projet, la date du rapport, qui est responsable du projet ou de son service de gestion et un énoncé de l’objectif du projet. Il peut également inclure des informations de contact, telles que des numéros de téléphone ou des adresses électroniques de membres clés de l’équipe de projet. Il est peu probable que cette section change beaucoup au cours du projet et est souvent copiée d’un rapport d’état à l’autre en ne mettant à jour que la date.
Livrables
Une section décrivant les produits livrables du projet est la clé d'un rapport sur l'état du projet. Cette section doit répertorier les produits livrables et indiquer leur statut actuel en un ou deux mots. Par exemple, une fiche de projet de lancement de produit peut contenir des éléments livrables tels que la publicité imprimée, la fête de lancement du fournisseur, l'affichage du stand de foire commerciale et la création d'une liste de prix. A côté de chaque produit livrable, le chef de projet doit écrire des éléments tels que "complet", "commandé" ou "chez l’imprimeur". Ceci sert de résumé du projet avec les tâches plus détaillées énumérées dans la section chronologie.
Les délais
La chronologie de la tâche est l’élément d’un rapport d’état de projet qui fait souvent l’objet d’un examen minutieux. Cette section doit détailler les travaux terminés depuis le dernier rapport sur l’état d’avancement du projet, les travaux à effectuer au cours de la prochaine période et les dates auxquelles les tâches doivent être achevées. De nombreux rapports sur l’état des projets présentent cette information sous forme de grille avec les dates indiquées pour l’achèvement prévu et l’achèvement effectif. De nombreux chefs de projet choisissent de coder en couleurs cette section avec différentes couleurs représentant des tâches qui sont dans les délais, en avance, dans les délais, terminées ou en attente.
Notes, recommandations et explications
Le rapport d’état du projet doit également répertorier tous les drapeaux rouges, demandes de changement ou défis auxquels le projet est confronté. C'est un endroit à répertorier où des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires ou où les dates de livraison vont changer. Cette section peut également indiquer comment des événements inattendus ont affecté le projet, tels que des problèmes logiciels, une livraison tardive d'un fournisseur ou des fournitures défectueuses. Certains chefs de projet sépareront cette section du rapport et la répertorieront dans un document distinct qu’ils associeront au rapport sur l’état du projet.
