Les états financiers complets de votre société comprennent un bilan, un état des résultats et un état des flux de trésorerie. Ensemble, ils répondent aux questions clés concernant votre santé financière. Votre entreprise a-t-elle trop de dettes? Comment est-ce rentable? Combien d'argent avez-vous sous la main? Les cinq éléments des principaux états financiers sont l’actif, les passifs, les capitaux propres, les produits et les charges.
Les cinq éléments définis
Les cinq grands sont les éléments essentiels de la situation financière de votre entreprise. Ensemble, ils montrent à quel point votre entreprise se porte bien.
Les actifs sont tout ce que votre entreprise possède qui générera des avantages économiques au travers de plusieurs périodes comptables, par exemple; bâtiments, équipements de fabrication, brevets, liquidités, comptes débiteurs et terrains. Les actifs sont différents de l'électricité, par exemple, ce qui génère des avantages économiques, mais vous utilisez tout de suite. Votre facture d'électricité est une dépense, pas un atout. Les fournitures peuvent aller dans les deux sens. Les fournitures sont des actifs jusqu’à leur utilisation et une dépense lorsqu’elles sont utilisées.
Les responsabilités sont tout ce que vous êtes obligé de payer à une personne, à une entreprise ou à un gouvernement. Les comptes créditeurs, les taxes à payer et les salaires à payer sont tous des passifs. Contrairement aux dépenses, qui sont soustraites de votre revenu dans les états financiers, les passifs sont soustraits de la valeur totale de vos actifs. Ce qui reste, c'est l'équité des propriétaires.
La comptabilité définit l'équité de différentes manières. Les capitaux propres représentent le montant que les propriétaires investissent dans une société, plus les bénéfices non distribués, qui constituent l'argent que la société gagne et ne dépense ni ne distribue sous forme de dividende. Les capitaux propres sont également définis comme faisant partie de l'équation du bilan: soustrayez le total des passifs de la valeur totale des actifs et affichez la valeur des capitaux propres. Si la société est très endettée ou si ses actifs perdent de la valeur, les capitaux propres au bilan peuvent être inférieurs à la contribution des propriétaires.
Le chiffre d'affaires correspond aux revenus générés par l'entreprise au cours de la période couverte par le relevé. Les revenus d'exploitation proviennent de l'entreprise qui vend des biens ou des services. Les revenus hors exploitation proviennent d'autres sources, telles que les intérêts sur les prêts ou le rendement des investissements. Si votre comptabilité fonctionne sur une base de caisse, vous déclarez les revenus lorsque vous êtes payé. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous enregistrez les revenus lorsque vous les gagnez. Si, par exemple, vous effectuez un travail de 1 000 dollars pour un client à crédit, vous enregistrez le montant de 1 000 dollars dès que le travail est terminé.
L'argent que vous dépensez pour gagner de l'argent est une dépense, le revers du revenu. Le loyer, les services publics et les salaires sont tous des frais. L’amortissement, qui correspond à la perte de valeur d’un actif en vieillissant, constitue également une dépense. Le coût des biens vendus est une catégorie de dépenses couvrant les dépenses liées à la fourniture des articles ou des services que vous vendez, telles que la main-d'œuvre, les matériaux et les heures facturables. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous déclarez les dépenses dès que vous devez de l'argent, pas lorsque vous payez la facture; la comptabilité de caisse indique la dépense au moment du paiement de la facture.
Éléments de la situation financière
Les cinq éléments des états financiers interagissent et s’affectent. Les produits et les charges, par exemple, sont les composants du compte de résultat. Lorsque vous préparez un relevé trimestriel, le haut de celui-ci indique votre revenu net tiré des ventes. À partir de ce total, vous soustrayez les dépenses, puis vous ajoutez les produits hors exploitation et vous soustrayez les dépenses hors exploitation. Le résultat de ce calcul est votre revenu net, qui indique la rentabilité de votre entreprise pour cette période. Vos revenus ont-ils dépassé vos dépenses? De combien? Le revenu d'exploitation était-il plus important que le revenu hors exploitation? Vous répondez à ces questions lorsque vous examinez votre déclaration de revenus.
Toutefois, les produits présentés dans le compte de résultat peuvent ne pas avoir été collectés ou des dépenses peuvent ne pas avoir été payées. C'est là qu'intervient l'état des flux de trésorerie. Contrairement à l'état des résultats basé sur la comptabilité d'exercice, l'état des flux de trésorerie se concentre uniquement sur l'argent qui change de mains. Par exemple, les paiements des clients affectent les flux de trésorerie et, à l'inverse, les comptes clients ne le font pas. Une façon de créer le tableau des flux de trésorerie consiste à prendre le compte de résultat et à éliminer les revenus que vous n'avez pas collectés et les dépenses que vous n'avez pas payées. Si vous exploitez votre entreprise à l'aide de la comptabilité de caisse, vous n'avez pas besoin d'un état séparé des flux de trésorerie.
Le chiffre d'affaires affecte également le bilan. Supposons que vous rapportez 475 000 $ sur le trimestre, avec des dépenses de 250 000 $. Le revenu net de 225 000 $ s'ajoute à votre actif et est enregistré dans les comptes débiteurs ou en espèces, selon le mode de paiement. Les capitaux propres augmentent à mesure que la valeur des actifs augmente.
Pourquoi les cinq éléments sont-ils importants?
Les états financiers sont essentiels pour évaluer la santé financière de votre entreprise. L'état des revenus montre vos revenus et vos dépenses pour le mois, le trimestre ou l'année. Si vous êtes dans le rouge ou si les profits sont minces, cela pourrait être un signe avant-coureur de problèmes financiers. L'état des flux de trésorerie montre combien d'argent vous avez sous la main. Même si vous êtes rentable, vous avez besoin d’argent pour payer la facture d’eau ou vos employés. Le bilan est un instantané de vos actifs, passifs et capitaux propres à la fin de la période de reporting.
La manière dont les états décrivent les cinq éléments (actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges) fournit des informations à toute personne, interne ou externe, soucieuse de sa santé financière. Les informations peuvent poser plus de questions, telles que, si les revenus sont inférieurs à ce trimestre par rapport au trimestre précédent, existe-t-il un problème? Si le bilan présente un passif important, est-ce un signe que vous avez contracté une dette trop lourde? Si les revenus sont élevés mais que les liquidités sont faibles, devez-vous pousser les clients à payer plus rapidement? Faites-vous nettement mieux ou pire que la moyenne de votre secteur?
Pourquoi les audits sont importants
Une entreprise peut tromper les cinq éléments de plusieurs manières pour donner à l'entreprise une apparence saine sur le plan financier dans les états financiers alors qu'en réalité, elle se débat:
- Faire des ventes qui ne sont jamais arrivées.
- Déclarez vos revenus avant de les avoir gagnés.
- Surestimer la valeur des actifs.
- Revendiquer des actifs qui n'existent pas.
- Créer de fausses dépenses pour couvrir le détournement de fonds. Par exemple, un responsable enregistre un achat de 5 000 dollars qui n’a jamais eu lieu. Au lieu de cela, l'argent est allé directement dans sa propre poche.
Les entreprises performantes ont mis en place des contrôles pour empêcher ce type de signalement frauduleux. Si chaque achat important nécessite l'approbation de deux personnes, par exemple, il est plus difficile pour une personne de commettre une fraude. Cependant, toutes les entreprises ne le font pas. C'est une des raisons pour lesquelles les états financiers sont vérifiés. Une autre est que les pratiques comptables habituelles sont devenues de plus en plus complexes, ce qui permet aux erreurs et aux fraudes de se faufiler facilement. Avoir des états financiers annuels vérifiés est obligatoire si vous êtes une société cotée en bourse.
Les états financiers vérifiés sont coûteux car ils sont complets. Tout d'abord, l'auditeur étudie votre entreprise et examine les erreurs ou fraudes potentielles dans les éléments de la situation financière. Ensuite, ils testent vos contrôles internes. S'il semble extrêmement difficile pour une personne de compenser ses dépenses ou de générer des revenus fictifs, l'auditeur n'a pas besoin d'être aussi exhaustif. Cependant, si vos contrôles sont négligés, l'audit devient plus difficile.
- Les actifs que vous déclarez au bilan existent-ils?
- Le solde des comptes débiteurs est-il exact?
- Vos relevés bancaires confirment-ils les liquidités que vous dites avoir?
- Vos créanciers confirment-ils que le passif au bilan est exact?
- Les dépenses déclarées dans le compte de résultat sont-elles correctes?
Une fois que le vérificateur a examiné les cinq éléments et la manière dont vous les avez rapportés, vous recevez leur avis:
- Une opinion non qualifiée semble mauvaise, mais c'est en fait une bonne nouvelle. Le vérificateur dit que vos déclarations sont correctes, sans aucune réserve.
- Un avis qualifié indique que vos états financiers sont généralement bons, mais certaines informations ne peuvent pas être vérifiées.
- Un avis défavorable dit que de graves problèmes doivent être résolus.
- L'avis de non-responsabilité du vérificateur dit qu'il n'est pas possible de se faire une opinion. Cela peut être dû au fait qu'il manque trop de documents pour confirmer l'exactitude des éléments ou que votre équipe de direction a refusé de coopérer.
