Aucune opération commerciale n'est parfaite. Il est fort probable que, à un moment de votre carrière, vous rencontriez un problème qui doit être traité avec un niveau de direction supérieur. De nombreuses entreprises encouragent l'utilisation des rapports de plainte comme méthode appropriée pour déclarer officiellement une plainte. Ces rapports sont généralement utilisés pour traiter des transactions ou conditions insatisfaisantes concernant une entreprise. Rédiger correctement un rapport de plainte est essentiel pour faire entendre votre problème et remédier au problème.
Aborder le fond de la situation. Donnez des informations clés telles que votre position et votre raison pour écrire. Énoncez la raison de votre mécontentement de manière concise.
Suivez le contexte avec une description plus détaillée du problème. Signaler des faits objectifs. Décrivez les effets résultants du problème.
Communiquez ce que vous considérez comme une solution satisfaisante. Expliquez ce que vous attendez de l'autre partie pour remédier à la situation.
Ajoutez un avertissement si vous le jugez nécessaire. Vous voudrez peut-être communiquer les conséquences si l'autre partie ne participe pas à la résolution du problème. Cette étape est facultative, en fonction de votre relation avec l'autre partie et de la gravité du problème.
Terminez par une conclusion polie qui exprime votre optimisme face à la situation. Communiquer le sentiment de vouloir résoudre le problème afin de profiter aux deux parties.
Conseils
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N'oubliez pas d'utiliser la politesse tout au long de la lettre. S'abstenir d'insulter l'autre partie ou de paraître hostile.
