Lorsqu'une entreprise achète des machines, des véhicules, des logiciels ou d'autres articles qualifiés d'actifs en raison de leur facilité d'utilisation à long terme, ils sont considérés comme des dépenses en capital. En raison des coûts importants, la plupart des entreprises planifient à l’avance ces achats; mais lorsque des machines tombent en panne ou que les nouvelles technologies offrent une possibilité à une entreprise de rationaliser ses processus, il faut peser de grosses sommes d’argent par rapport à l’utilité de l’achat. Pour créer une politique concernant ces dépenses, la direction doit examiner l'historique des dépenses de l'entreprise et tirer des conclusions en conséquence.
Examinez les livres comptables antérieurs pour déterminer les tendances des dépenses en biens d’équipement et pour estimer les dépenses non planifiées annuelles dues au remplacement de l’équipement.
Établissez un modèle de budget qui inclut l'expérience passée et les dépenses prévues. Estimez le pourcentage des dépenses en immobilisations non planifiées et incluez une provision pour ces éléments.
Déterminez comment les décisions concernant les dépenses imprévues ont été prises et notez comment les décisions fructueuses ont été formulées.
Rédigez des procédures pour identifier les dépenses en capital à inclure dans le budget, y compris les modèles de demande de proposition, les exigences de soumission, les exigences de paiement, la documentation des besoins et une liste des révisions et approbations qui doivent avoir lieu avant d'inclure le coût dans le poste. budget.
Rédigez une liste d'actions indiquant comment les décisions doivent être prises en matière de dépenses imprévues. La diligence raisonnable appliquée aux dépenses budgétisées devrait être incluse, ainsi qu’un système permettant de comparer les dépenses prévues aux hypothèses de recettes et d’évaluer le niveau de risque associé à la dépense de cet argent.
Organisez votre politique avec une introduction énonçant ses objectifs, une section couvrant les dépenses en immobilisations prévues et le processus pour les inclure dans le budget, une section sur les dépenses en immobilisations non planifiées et leur évaluation, ainsi qu'une politique permettant de déterminer le montant de la dépense. une provision pour les dépenses en capital non planifiées qui devraient être incluses dans le budget annuel.
Conseils
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Une politique ne vaut que par son application. Au cours du processus de création de votre politique, demandez à tous les gestionnaires susceptibles d’être affectés de participer activement à sa formulation et d’obtenir des approbations écrites pour chaque élément majeur de la politique.
Attention
Préparez-vous à modifier votre nouvelle politique selon les occasions. La maîtrise du risque de dépenses en immobilisations imprévues implique un service de comptabilité fort et réactif, capable de fournir des informations financières précises à tout moment.