Vous pouvez utiliser une ligne de télécopie très fréquentée pour que des informations et des documents importants parviennent aux personnes à qui vous essayez de les envoyer. Un télécopieur qui reçoit et envoie régulièrement des télécopies ou qui a été laissé décroché peut envoyer un signal occupé aux appelants. Le son du signal occupé devient frustrant après plusieurs tentatives pour que le télécopieur réponde. Quelques minutes d’enquête peuvent vous permettre de passer d’une ligne de télécopie très occupée et d’économiser des heures de frustration.
Faites au moins trois tentatives toutes les cinq minutes avant de récupérer le numéro de téléphone vocal de l’endroit où vous essayez d’envoyer le fax. Recherchez en ligne ou dans l'annuaire téléphonique la société ou le lieu si vous ne possédez que le numéro de fax.
Appelez le numéro de téléphone de la société ou de l’emplacement à l’aide d’un autre téléphone que votre télécopieur. Expliquez votre difficulté au membre du personnel et demandez-lui de vérifier sur le télécopieur pendant que vous êtes en ligne. Préparez les documents sur votre télécopieur pendant que vous attendez.
Demandez au membre du personnel si vous devez essayer à nouveau d'envoyer le fax une fois qu'il est revenu à la ligne. S'il dit oui, demandez-lui de rester en ligne pendant que vous tentez votre tentative. Vérifiez si l'entreprise dispose d'une deuxième ligne de télécopie s'il explique que le premier ordinateur rencontre un problème.
Essayez d’envoyer le fax au numéro original ou au nouveau numéro de fax pendant que le membre du personnel est au téléphone. Voir s'il a d'autres suggestions sur la façon de traverser la ligne de télécopie occupée si cette tentative échoue.
Attendez ou programmez votre télécopieur pour que le fax soit envoyé tard dans la nuit ou tôt le matin lorsque l’installation sera fermée ou que les activités seront ralenties. Certains télécopieurs peuvent effectuer plusieurs tentatives automatiques pour franchir une ligne occupée jusqu'à ce que les documents soient envoyés. C'est parfois le seul moyen de passer à travers une ligne de fax bombardée.
Conseils
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De nombreux télécopieurs stockent les fax reçus dans leur mémoire lorsqu'ils ne disposent plus de papier. Lorsque la mémoire de télécopie limitée est remplie, l'appareil ne peut pas recevoir de nouvelles informations. Charger la machine avec du papier lui permettra d’imprimer les fax à partir de la mémoire et de recevoir de nouveaux fax.
