Pour une entreprise, les procédures de comptes fournisseurs de fin de mois permettent d’économiser de l’argent, car elles permettent aux chefs de département et aux chefs fonctionnels de déterminer le montant dû à l’entreprise et de déterminer le moyen le plus rapide et le plus efficace de payer les factures d’exploitation. Ces procédures incluent des activités aussi diverses que la vérification des données du grand livre, le comptage des stocks et la détermination des fournisseurs à payer en premier et des fournisseurs pouvant attendre le paiement.
Vérifier les données du grand livre
À la fin du mois, consultez le livre des comptes fournisseurs pour déterminer le montant total que la société doit globalement. Vous pouvez obtenir le montant total de la responsabilité en combinant divers résumés de données, dont certains incluent une balance de vérification, des journaux de fournisseurs et un bilan. Prenez le nombre total de dettes, démarquez les dettes fournisseurs des dettes, déterminez le montant que l'entreprise doit à ses employés et calculez les envois de fonds aux prestataires de services (propriétaires, sociétés d'assurance, sociétés de services publics et entreprises de maintenance).
Compter les inventaires
Une fois que vous avez le montant total du passif d'une entreprise, vérifiez que chacune de ses composantes est exacte. Il est facile de vérifier l'exactitude des données des relevés de prêteur et des montants des factures des fournisseurs de services: il vous suffit de vous reporter aux factures que l'entreprise a reçues à la fin du mois. Il peut être un peu délicat de s’assurer que les sommes dues pour les réceptions d’inventaire sont correctes. C’est pourquoi vous devrez peut-être vous rendre dans des entrepôts d’entreprise, demander l’aide de chefs d’entreposage, compter les articles d’inventaire un par un et rapprocher le décompte physique du montant indiqué sur les factures des fournisseurs.
Déterminer la priorité de paiement
Si vous travaillez dans le service des comptes fournisseurs d'une entreprise, la période de fin de mois peut être caractérisée par une multitude d'activités sur le front de la vérification, de l'analyse et du paiement. Préparez un calendrier de vieillissement pour déterminer le nombre de jours de retard de paiement de l'entreprise. Portez une attention particulière aux fournisseurs classés dans les catégories "en souffrance depuis 60 jours" et "en souffrance depuis 90 jours" - il s'agit de ceux avec lesquels vous pourriez bientôt recevoir des appels de collecte inimiques, si ce n'est déjà fait. Vérifiez auprès de votre superviseur pour établir la liste officielle des fournisseurs à payer en fonction de vos priorités opérationnelles ou de liquidité, et transmettez cette liste au service de la trésorerie de l'entreprise.
Préparer le rapport sur les comptes à payer après versement
Une fois que la société a payé les fournisseurs, le personnel du service de la comptabilité prépare généralement un rapport de versement post-paiement pour évaluer les passifs de la société et réfléchir à des éléments comme la solvabilité, la solvabilité et la gestion stratégique. Cette dernière pratique est importante pour vérifier que la qualité de crédit de l’organisation est favorable, pour entretenir des relations plus étroites et plus étroites avec les fournisseurs et pour s’assurer qu’aucun paiement en retard ne perturbe la réputation financière globale de l’entreprise.
