Les comptes créditeurs constituent une partie essentielle de vos registres financiers et peuvent faire l'objet de fraude sans rapprochement ni surveillance minutieux. De solides procédures d'audit des comptes fournisseurs peuvent assurer l'exactitude et la rapidité des paiements de vos factures. Les meilleures procédures d'audit des comptes fournisseurs permettent une combinaison de contrôles quotidiens, de contrôles internes de routine et de procédures d'audit externe.
Procédures de routine
Les comptes fournisseurs doivent être équilibrés quotidiennement pour rapprocher les paiements des écritures enregistrées. Tout écart entre le montant total payé et le total enregistré doit être examiné et rapproché immédiatement. La supervision par la direction de chaque personne impliquée dans les comptes fournisseurs devrait être stricte et devrait inclure un contrôle de routine des activités. Les gestionnaires doivent être formés à détecter tout signe d'inconduite de la part du personnel des comptes fournisseurs.
Des procédures d’approbation permettant d’établir une piste d’audit doivent être mises en place. Ces approbations devraient inclure un examen par la direction des rapprochements quotidiens, des rapports mensuels d’écarts et des approbations individuelles pour les transactions importantes afin de s’assurer que toutes les informations sont correctes.
Contrôles internes
Les contrôles internes pour les comptes fournisseurs doivent inclure les exigences de signature en fonction du montant des paiements. Envisagez de mettre en œuvre plusieurs niveaux d'exigences de signature. Par exemple, vous pouvez exiger la signature d'un responsable de la comptabilité pour les éléments supérieurs à 5 000 USD, une signature du responsable pour les éléments supérieurs à 10 000 USD et la double signature requise pour les paiements supérieurs à 25 000 USD. Faites correspondre vos exigences de signature à vos revenus totaux et à la vulnérabilité de votre entreprise à la fraude pour un bénéfice maximal.
Établissez des procédures de contrôle de routine pour les comptes fournisseurs. Inclure des contrôles ponctuels sur les paiements individuels pour assurer l'exactitude. Par exemple, examinez cinq comptes créditeurs chaque jour, vérifiez le montant du paiement et les informations sur le bénéficiaire et assurez-vous que les enregistrements comptables ont été correctement complétés.
Au cours des procédures de clôture des comptes à la fin d’un mois ou d’un exercice, incluez des procédures d’approbation pour tous les comptes créditeurs, y compris les totaux récapitulatifs et les rapprochements de comptes. En outre, conservez un rapport en cours d'exécution qui surveille les niveaux de paiement à partir du traitement des comptes fournisseurs. Si les niveaux de paiement augmentent ou diminuent soudainement, une enquête automatique sur les causes peut enrayer les problèmes potentiels.
Audits externes
La plupart des audits externes incluent des comptes fournisseurs en tant que zone de test. Les audits externes devraient consister en une liste détaillée des comptes créditeurs, en faisant le suivi des totaux de tous les registres comptables jusqu'au total récapitulatif, et en prenant en compte les retraits bancaires. Les éléments sélectionnés doivent être choisis pour des tests approfondis. Les bénéficiaires sélectionnés doivent être contactés pour vérifier la réception des paiements. En outre, les réconciliations de routine doivent être examinées pour en vérifier l'exactitude et le traitement logique. Toute réconciliation avec des écarts importants doit faire l’objet d’une enquête complète.
Les audits externes doivent vérifier les passifs non enregistrés. Envisagez de sélectionner toutes les factures dépassant un seuil spécifié et de sélectionner au hasard des factures de routine pour un examen approfondi. Examinez les enregistrements de décaissement, les crédits de retour, les biens reçus mais non facturés, ainsi que tous les comptes spécifiques à une facture. Assurez-vous que chaque facture est correctement enregistrée dans la période appropriée. Examinez le compte pour voir s'il a été enregistré en tant que passif ou s'il a été correctement exclu de la période.
