Les procédures de contrôle des documents sont essentielles au traitement des factures fournisseurs. Ils vous aideront à vous assurer que vous enregistrez correctement toutes les factures de comptes fournisseurs dans le grand livre général et traitent les paiements pour les factures en temps voulu. Une procédure écrite de traitement des comptes fournisseurs aide à atténuer les erreurs de traitement et à éviter les impayés pour retard de paiement des paiements impayés.
Date-timbre la facture
La personne responsable de l’ouverture du courrier quotidien doit apposer un timbre à la date sur chaque facture de crédit fournisseur reçue avec la date du jour courant. L'horodatage vous permet de suivre le temps requis pour payer une facture à votre entreprise. La personne apposant la date sur les factures doit noter toute différence de temps significative entre la date d’émission de la facture et la date de réception. Il peut être nécessaire de faire passer rapidement les factures envoyées plusieurs semaines après la génération pour éviter les impayés.
Coder la facture
L'employé responsable de la création ou de la gestion de la dépense écrit le code du compte de grand livre approprié sur la facture et compare la facture au budget restant pour ce compte de dépense. Si le compte du grand livre général dépasse le montant budgétisé une fois que vous avez traité la facture, l'employé doit inclure une explication du dépassement de la facture.
Obtenir l'approbation de la facture
Les gestionnaires sont responsables de l'examen et de l'approbation de toutes les factures des comptes fournisseurs qui relèvent de leur zone de contrôle. Le responsable examine le codage de la facture pour en vérifier l'exactitude et toute explication de l'excédent budgétaire pour en vérifier l'exhaustivité. Le responsable initialise et date ensuite la facture afin que le comptable sache que le responsable a approuvé le paiement de la facture.
Préparer le chèque
Le comptable examine la facture pour s'assurer que les approbations appropriées ont été effectuées et que les explications relatives aux dépassements sont incluses dans la facture. Le comptable vérifie également le codage sur la facture et remet en question tout codage qui semble être une erreur. Une fois que le comptable est satisfait de l'approbation et du codage de la facture, il prépare un chèque pour paiement.
Les chèques commerciaux doivent inclure deux talons de chèque: un talon de chèque pour l'émetteur et un talon de chèque pour le destinataire. Le talon de chèque doit inclure la date de la facture, le numéro de la facture et le numéro du compte commercial, si le fournisseur en a attribué un. Le talon de contrôle de l'émetteur peut inclure le codage du grand livre, si désiré. Faites une copie de la facture pour vos propres dossiers et agrafez le talon de chèque de l'émetteur en haut de la facture. Classer la copie de la facture pour supporter la dépense en cas d'audit ou de recherche comptable.
