Les procédures de contrôle des documents ne doivent pas nécessairement être complexes. En fait, la complexité augmente la probabilité que le document ne soit pas correctement référencé. Cela dit, la gestion des informations est l’un des processus les plus importants de toute entreprise. Le recours à la correspondance électronique des données augmente la nécessité de mettre à jour en permanence les procédures de contrôle et de stockage des données. L'absence de procédures de contrôle des documents adéquates peut entraîner des risques financiers énormes. Heureusement, les améliorations apportées à la technologie de contrôle des documents et aux applications logicielles ont créé un nouveau monde de meilleures pratiques.
Identifier les processus critiques
Affectez une équipe de gestionnaires interfonctionnels afin d’identifier vos processus les plus critiques liés au flux de données et d’informations. Suivez l'évolution des données (courrier électronique, enquêtes auprès des clients, formulaire IRS, etc.) de votre client dans vos fichiers de base de données. Comparez chaque processus de flux de données et identifiez les tâches courantes ou redondantes. Mappez tous les processus d’information, allant de la conformité par courrier électronique à la conformité de l’entreprise, en utilisant un diagramme de flux de base.
Créer un manuel de procédures
Les procédures - à la fois logicielles et papier - doivent définir la manière dont les documents sont approuvés avant et après la mise à jour. Ils devraient également détailler la façon dont vous mettez à jour et réapprouvez les documents. Indiquez comment le système identifiera les modifications, c’est-à-dire par date de publication ou par modification de police. Assurez-vous de décrire le processus permettant de décider de l'obsolescence des documents. Comprendre comment éviter l'utilisation de documents "obsolètes".
Assurer la fonctionnalité
Assurez-vous que les documents sont mis à la disposition des bonnes personnes quand elles en ont besoin. Si vous effectuez une conversion vers un système virtuel, veillez à bien documenter la manière dont le document original sera stocké, le cas échéant. Enfin, avoir une solution de sauvegarde. Si vous passez à un système automatisé, utilisez une stratégie de déploiement pilote. Après la conversion complète, attendez trois mois avant de détruire ou de classer les documents papier.
